Введение
Служебные командировки – важный элемент трудовой деятельности работников бюджетных организаций. Они позволяют выполнять задачи вне места постоянной работы, обеспечивая интересы учреждения и государства. Однако порядок их оформления и проведения регулируется законодательством достаточно детально.
В этой статье собраны ключевые положения Трудового кодекса Республики Беларусь и других нормативных актов, которые помогут нанимателям и работникам правильно понимать свои права и обязанности.
Понятие служебной командировки
Служебной командировкой признается поездка работника бюджетной организации по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ч. 1 ст. 91 ТК).
Под другой местностью понимается территория, расположенную вне границ населенного пункта, в котором постоянно трудится работник.
В соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 19 ТК другая местность, куда направлен сотрудник в командировку в обязательном порядке определяется в трудовом договоре (контракте) с указанием структурного подразделения, в которое принимается работник.
Срок служебной командировки определяется нанимателем в распорядительном документе о командировании с учетом времени, необходимого для выполнения служебного задания.
Ограничения и категории работников
Важно! Беременная женщина согласно ч. 1 ст. 263 ТК не может быть направлена в служебную командировку ни при каких условиях.
Также стоит отметить, что только при наличии согласия работника бюджетной организации в служебную командировку могут быть направлены:
- женщины, имеющие детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов до 18 лет) (ч. 2 ст. 263 ТК);
- работающие отцы, воспитывающие детей без матери (в связи с ее длительным (более месяца) пребыванием в организации здравоохранения и по другим причинам), одинокие родители, а также опекуны (попечители) детей, поскольку они имеют право на гарантии, предоставляемые законодательством, коллективным договором, соглашением работающим женщинам-матерям (ч. 2 ст. 263 ТК, ч. 5 ст. 271 ТК).
- работники, которые направляются в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней (ч. 4 ст. 93 ТК);
- инвалиды независимо от группы инвалидности (ч. 6 ст. 287 ТК).
При этом, законодательство не устанавливает предельную продолжительность служебной командировки. Данный вопрос может регулироваться трудовым договором либо локально-правовым актом бюджетной организации. Но срок непрерывного командирования (направления) на территорию радиоактивного загрязнения не может превышать одного года (ст. 333 ТК).
Гарантии для командированных работников
За работниками бюджетных организаций, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы, его должность и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ч. 1 ст. 95 ТК).
При этом работнику, имеющему право на бесплатное обеспечение лечебно-профилактическим питанием, молоком или равноценными пищевыми продуктами, выплачивается денежная компенсация на их приобретение на условиях, предусмотренных коллективным договором, соглашением, иными локальными правовыми актами, трудовым договором (ч. 2 ст. 225 ТК).
На работника, находящегося в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки (ст. 92 ТК). При этом продолжительность рабочего времени для командированных на территории радиоактивного загрязнения не может превышать 35 часов в неделю (ч. 4 ст. 114, п. 1 ч. 1 ст. 327 ТК), а продолжительность ежедневной работы не может превышать 7 часов (п. 4 ч. 2 ст. 115 ТК).
Документы для оформления командировки
Оформление задания на служебную командировку (далее — задание) как отдельного документа при направлении работника в служебную командировку по общему правилу не является обязательным. При направлении работника в командировку по Республике Беларусь или за границу наниматель может устанавливать задание, если иное не установлено законодательством (ч. 1 п. 3 Положения N 176).
Решение об оформлении задания можно закрепить в локальном правовом акте бюджетной организации. Например, в положении о служебных командировках. В нем же целесообразно закрепить требования к составлению такого документа.
Например: место и цель служебной командировки; перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) — предмет договора (контракта, соглашения) и иные сведения.
Справочно: задание на служебную командировку в пределах Республики Беларусь применяется при направлении в служебные командировки заместителей Министра информации, работников центрального аппарата Министерства информации, руководителей государственных организаций, подчиненных Министерству информации (п. 1 приказа N 175).
Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (ст. 93 ТК). Основанием для издания распорядительного документа о командировании могут служить план служебных командировок, докладная записка, приглашение организации, в которую направляется работник, или иные документы.
Распорядительный документ о командировании должен содержать цель, место и срок командировки. Также в нем могут быть указаны иные сведения (ч. 1 п. 2 Положения N 176). Например, место проживания командированного работника бюджетной организации, если оно будет находиться в другом населенном пункте относительно населенного пункта (населенных пунктов), куда командирован работник (ч. 3 п. 2 Положения N 176), условия командировки, ФИО сотрудника.
Важно! Направление государственных гражданских служащих в служебную командировку может оформляться не только приказом, распоряжением, но и постановлением (ст. 42 Закона о государственной службе).
Особенности учета времени
В соответствии с ч. 5 ст. 93 ТК днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия — день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы.
При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки.
Если работник бюджетной организации специально командирован для выполнения работы в свой выходной день, то ему в качестве компенсации может быть предоставлен другой неоплачиваемый день отдыха (ч. 3 ст. 137, ч. 3 ст. 69 ТК). В этом случае в приказе (распоряжении) о командировании целесообразно указать дату предоставляемого дня отдыха.
По общему правилу выдача командировочного удостоверения при направлении в служебную командировку не является обязательной. Необходимость его выдачи определяет наниматель, если иное не определено законодательными актами (ч. 2 ст. 93 ТК, Положение N 176). К законодательным актам помимо Конституции Республики Беларусь относятся законы, декреты и указы Президента Республики Беларусь (п. 5 ст. 2 Закона о нормативных правовых актах).
Как правило, в командировочном удостоверении проставляются отметки о выбытии в место служебной командировки, прибытии к месту служебной командировки, выбытии из него и прибытии к месту постоянной работы. Нанимателю целесообразно закрепить правила проставления отметок о прибытии и выбытии в локальном правовом акте организации.
Согласно п. 3 ч. 1 ст. 55 ТК наниматель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Учет рабочего времени работников, в том числе находящихся в служебных командировках, ведется на основании табелей использования рабочего времени. Соответственно, в них должно отражаться отработанное время командированного работника.
Законодательством не предусмотрена необходимость ведения журнала учета работников бюджетной организации, выбывающих в командировки, журнала регистрации командировочных удостоверений. Вместе с тем в организации на локальном уровне может быть установлено ведение таких документов. Если нанимателем принято решение о ведении журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки, для оформления такого журнала можно использовать форму, которая ранее была установлена в приложении 3 к Инструкции о возмещении расходов при служебных командировках.
Продление и отзыв из командировки
При условии необходимости продления срока служебной командировки более чем на 30 дней, то наниматель должен получить согласие на это работников. При этом повторно запросить согласие отдельных категорий работников (работника, являющегося инвалидом; женщины, имеющей ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида до 18 лет) и др.) независимо от того, превышает ли общий срок служебной командировки с учетом продления 30 дней или нет. Письменная форма согласия необходима в случае, если работник относится к категории лиц, указанных в ч. 3 ст. 263 ТК, или лиц, указанных в ч. 5 ст. 271 ТК.
Продление служебной командировки необходимо оформить распорядительным документом (приказом, распоряжением), в котором отразить причину продления служебной командировки, указать ее новый срок, а также отразить вопросы компенсации дополнительных затрат, связанных с продлением служебной командировки.
Законодательство о труде не регламентирует процедуру отзыва работника бюджетной организации из служебной командировки. Поскольку направление работника в служебную командировку оформляется путем издания распорядительного документа, то и досрочное ее прекращение должно быть оформлено соответствующим образом. Полагаем, что в этом случае целесообразно издать распорядительный документ об отзыве работника из служебной командировки (приказ, распоряжение), в котором необходимо отразить причину досрочного окончания служебной командировки, а также новую дату ее окончания.
Финансовые вопросы
По общему правилу оформлять отчет о результатах служебной командировки не нужно. Решение данного вопроса оставлено на усмотрение нанимателя (ч. 2 п. 3 Положения N 176).
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и валюте и возместить следующие расходы (ч. 1 п. 5 Положения N 176, ч. 2 ст. 95 ТК):
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения;
3) за проживание вне места жительства (суточные);
4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
Авансовый отчет об израсходованных суммах в белорусских рублях представляется в сроки, установленные законодательством. Срок представления работником в бухгалтерию организации данного отчета отсчитывается со дня возвращения работника из служебной командировки, исключая день прибытия, и составляет 15 дней (п. 83 Инструкции N 472). Работник обязан предоставить документы, подтверждающий его расходы: билеты, договор о найме имущества, чеки и т.д.
Учет командировок в «МигСофт: Кадры 8»
Для предприятий и государственных учреждений Республики Беларусь важна не только правильная правовая база, но и удобный учет командировок в кадровой системе. В конфигурации «МигСофт: Кадры 8» предусмотрен полноценный функционал для автоматизации этого процесса.
Система позволяет:
оформлять приказы о направлении работников в командировку в соответствии с требованиями Трудового кодекса и локальных актов организации;
фиксировать все необходимые реквизиты: цель, место, срок командировки, условия проживания и компенсации;
вести учет фактически отработанного времени командированных сотрудников с отражением данных в табеле;
контролировать сроки продления и возвращения из командировки, формировать соответствующие приказы;
учитывать расходы, связанные с командировкой, и готовить авансовые отчеты для бухгалтерии.
Таким образом, использование «МигСофт: Кадры 8» позволяет кадровым службам государственных организаций значительно упростить документооборот и минимизировать ошибки при оформлении командировок, обеспечивая соответствие законодательным требованиям.
Итоги
Законодательство Республики Беларусь подробно регламентирует направление работников бюджетных организаций в служебные командировки. Для нанимателя важно правильно оформлять документы и учитывать ограничения для отдельных категорий работников.
Для сотрудников же ключевыми моментами остаются гарантии сохранения места работы, заработка и возмещения расходов.
Рекомендация: каждой организации целесообразно принять локальное положение о служебных командировках, где будут четко прописаны порядок оформления, правила учета и особенности компенсаций. Это позволит избежать споров и упростит кадровый документооборот.
