Инвентаризация в бюджетной организации в 2026 году по НСБУ № 126: порядок, сроки и оформление результатов

С 1 января 2026 года порядок проведения инвентаризации в Беларуси регулирует Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Инвентаризация активов и обязательств», утвержденный постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31 октября 2025 года № 126. Одновременно утратило силу постановление Минфина от 30 ноября 2007 года № 180, которым была утверждена прежняя Инструкция по инвентаризации.

Новый стандарт применяется в том числе бюджетными организациями. Он устанавливает порядок создания инвентаризационной комиссии, определения фактического наличия имущества, оформления описей и сличительных ведомостей, рассмотрения выявленных отклонений и отражения результатов в бухгалтерском учете.

Для бюджетных учреждений переход на НСБУ № 126 означает необходимость проверить локальные документы, формы описей, состав комиссий и возможности используемой бухгалтерской программы.

Что изменилось в инвентаризации с 2026 года

Главное изменение — вместо прежней Инструкции № 180 применяется НСБУ № 126.

Важно правильно понимать новые сроки. НСБУ № 126 не устанавливает, что инвентаризация обязательно должна начинаться 30 сентября или 30 ноября. Это самые ранние даты начала годовой инвентаризации. Конкретные даты начала и окончания определяет руководитель организации.

Когда инвентаризация обязательна

Активы и обязательства организации подлежат инвентаризации. Ее цель — сопоставить фактическое наличие активов и обязательств с данными бухгалтерского учета.

Проведение инвентаризации обязательно:

• при реорганизации или ликвидации организации;
• перед составлением годовой отчетности;
• при смене материально ответственного лица;
• при выявлении хищения или порчи имущества;
• при возникновении чрезвычайной ситуации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством.

Руководитель также вправе принять решение о проведении инвентаризации в иных ситуациях, даже если она прямо не названа обязательной в законодательстве.

Например, дополнительная проверка может потребоваться:

• при передаче имущества между подразделениями;
• перед сменой руководителя структурного подразделения;
• при существенных расхождениях в аналитическом учете;
• перед переходом на новую бухгалтерскую программу;
• после переноса данных из старой информационной системы;
• при подготовке учреждения к централизации бухгалтерского учета.

Такие случаи определяются самой организацией с учетом характера ее деятельности и системы внутреннего контроля.

Сроки годовой инвентаризации в 2026 году

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризацию активов, кроме денежных средств, и обязательств разрешено начинать не ранее 30 сентября отчетного года. Денежные средства можно инвентаризировать не ранее 30 ноября.

Практический график бюджетного учреждения может выглядеть следующим образом:

Это не означает, что все имущество нужно проверять одновременно. Руководитель вправе установить отдельные периоды для разных подразделений, материально ответственных лиц и групп активов.

При смене материально ответственного лица инвентаризация вверенных ему активов проводится на дату приема и сдачи дел.

Что подлежит инвентаризации

Инвентаризации подлежат:

• активы организации;
• обязательства организации;
• имущество, учитываемое на забалансовых счетах;
• обеспечения обязательств, учитываемые за балансом.

Для бюджетного учреждения это обычно означает проверку:

• основных средств;
• нематериальных активов;
• материалов;
• продуктов питания;
• отдельных предметов в составе оборотных средств;
• бланков и документов с определенной степенью защиты;
• кассы;
• денежных средств на счетах;
• расчетов с поставщиками и подрядчиками;
• расчетов с покупателями;
• расчетов с подотчетными лицами;
• расчетов с работниками;
• дебиторской и кредиторской задолженности;
• имущества, полученного во временное пользование;
• имущества, переданного другим организациям;
• других объектов учета.

Перечень конкретных объектов следует зафиксировать в приказе руководителя с учетом структуры учреждения, используемых счетов и фактически находящегося у него имущества.

Как подготовиться к инвентаризации

Качественная инвентаризация начинается до фактического подсчета имущества. Ошибки в справочниках, материально ответственных лицах и местах хранения усложняют работу комиссии и увеличивают количество расхождений.

Проверьте учетные данные

До начала проверки бухгалтерии следует проанализировать:

• закрепление имущества за материально ответственными лицами;
• места хранения и эксплуатации;
• инвентарные и номенклатурные номера;
• единицы измерения;
• наименования объектов;
• счета и субсчета учета;
• источники финансирования;
• документы по внутреннему перемещению;
• имущество, переданное в ремонт или временное пользование;
• объекты, фактически выбывшие, но не списанные с учета.

Особое внимание нужно уделить объектам, по которым отсутствуют обязательные аналитические данные или в программе используются устаревшие сведения.

Завершите оформление движения имущества

До начала инвентаризации председатель комиссии визирует первичные учетные документы по движению активов, которые еще не были приняты к бухгалтерскому учету. Материально ответственные лица подтверждают расписками, что все документы по движению имущества переданы в бухгалтерию или комиссии.

Нельзя начинать фактический подсчет, а затем задним числом вводить документы поступления, перемещения или списания, относящиеся к периоду до инвентаризации. Это может привести к расхождениям между фактическими и учетными данными.

Подготовьте места хранения

Организация должна обеспечить условия для полного и точного определения фактического наличия активов. Для этого могут потребоваться исправные весы, измерительные приборы, мерная тара и другие технические средства.

До начала работы комиссии желательно:

• разложить имущество по наименованиям;
• отделить пригодные объекты от непригодных;
• выделить имущество, принадлежащее другим организациям;
• проверить наличие инвентарных номеров;
• обеспечить доступ к помещениям;
• подготовить технические паспорта и договоры;
• определить имущество, находящееся в ремонте или у сторонних лиц.

Как создать инвентаризационную комиссию

Для проведения инвентаризации руководитель создает инвентаризационную комиссию и определяет ее функции и состав. При большом объеме имущества могут создаваться центральная комиссия и несколько рабочих комиссий. Порядок их взаимодействия также устанавливает руководитель.

В комиссию могут входить:

• заместители руководителя;
• руководители подразделений;
• бухгалтеры;
• экономисты;
• инженеры;
• специалисты по эксплуатации имущества;
• сотрудники ИТ-службы;
• другие лица, участие которых необходимо для проверки.

Можно ли включать материально ответственное лицо в комиссию

Материально ответственное лицо не включается в состав комиссии, которая инвентаризирует вверенные ему активы. При этом его присутствие при проверке обязательно.

Материально ответственное лицо:

• присутствует при подсчете;
• дает расписку о передаче документов;
• подписывает опись;
• подтверждает отсутствие претензий к комиссии;
• принимает указанное в описи имущество на дальнейшее хранение или использование;
• представляет письменные объяснения при выявлении недостачи или излишков.

При смене материально ответственного лица опись подписывают как сотрудник, сдающий имущество, так и сотрудник, принимающий его.

Что делать, если член комиссии отсутствует

Инвентаризация проводится в присутствии всех членов комиссии. При отсутствии одного из них в состав включается работник, исполняющий его должностные обязанности, либо другое лицо по решению руководителя.

Поэтому проводить инвентаризацию неполным утвержденным составом без оформления замены неправильно.

Что делать, если отсутствует материально ответственное лицо

Руководитель принимает решение:

• перенести срок инвентаризации;
• провести ее без участия материально ответственного лица.

Если сотрудник отказывается участвовать, комиссия оформляет документ, подтверждающий отказ.

Какие документы нужны для проведения инвентаризации

Комплект документов зависит от объектов проверки и наличия расхождений.

Обычно оформляются:

1. Приказ о проведении инвентаризации.
2. Расписка материально ответственного лица.
3. Инвентаризационная опись или акт.
4. Отдельные описи по специальным группам имущества.
5. Сличительная ведомость.
6. Письменные объяснения по выявленным отклонениям.
7. Протокол заседания комиссии.
8. Решение руководителя.
9. Первичные учетные документы для отражения результатов.
10. Бухгалтерская справка, если она требуется для оформления записей.

НСБУ № 126 не устанавливает единую обязательную форму описи для всех организаций. Формы инвентаризационных описей, актов и сличительной ведомости утверждает руководитель.

Можно ли использовать старые формы инвентаризации

С 2026 года формы должны быть утверждены руководителем организации.

Из этого следует, что учреждение может:

• разработать собственные формы;
• использовать формы, сформированные бухгалтерской программой;
• адаптировать ранее применявшиеся формы;
• утвердить разные формы для различных групп имущества.

При этом форма должна соответствовать требованиям НСБУ № 126 и содержать сведения, необходимые для конкретного объекта.

Использовать прежний шаблон без проверки и утверждения руководителем не следует. Старое название формы или привычный внешний вид сами по себе не подтверждают ее соответствие действующему порядку.

Что должно быть в инвентаризационной описи

В описи указываются:

• основание проведения инвентаризации;
• материально ответственное лицо;
• даты начала и окончания;
• наименование актива;
• инвентарный или другой номер;
• единица измерения;
• фактическое наличие;
• стоимость;
• другие необходимые сведения.

Наименование и количество имущества отражаются по номенклатуре и в единицах измерения, используемых в бухгалтерском учете.

Опись подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо. Для непригодных к эксплуатации и не подлежащих восстановлению активов составляется отдельная опись с указанием даты ввода в эксплуатацию, если она известна, и причин непригодности.

При автоматизированном формировании описей итоги на каждой странице разрешено указывать цифрами.

Это важное положение для организаций, которые формируют инвентаризационные документы в бухгалтерской программе.

Пошаговый порядок проведения инвентаризации

Шаг 1. Определить объекты и сроки

Руководитель устанавливает:

• причину проведения;
• перечень проверяемых объектов;
• подразделения и места хранения;
• даты начала и окончания;
• материально ответственных лиц;
• состав комиссии.

Шаг 2. Утвердить формы документов

Нужно проверить формы:

• описей;
• актов;
• сличительной ведомости;
• расписок;
• протокола комиссии.

Используемые формы утверждаются локальным распорядительным документом.

Шаг 3. Подготовить бухгалтерский учет

До формирования описей следует:

• провести все оформленные документы;
• проверить остатки;
• устранить дубли в справочниках;
• проверить места хранения;
• уточнить материально ответственных лиц;
• сверить счета и аналитику;
• проверить имущество в ремонте и у сторонних лиц.

Шаг 4. Получить расписки

Материально ответственные лица подтверждают передачу в бухгалтерию или комиссии всех документов по движению активов.

Шаг 5. Определить фактическое наличие

Имущество осматривается, пересчитывается, взвешивается или обмеряется. Могут применяться автоматизированные средства измерения.

Если проверка продолжается несколько дней, доступ в помещения в отсутствие комиссии должен быть ограничен. НСБУ допускает опечатывание помещений, применение сигнализации или видеонаблюдения.

Шаг 6. Заполнить и подписать описи

Фактические данные вносит комиссия. После завершения проверки документы подписываются всеми участниками.

Шаг 7. Сопоставить фактические и учетные данные

Комиссия сравнивает результаты проверки с бухгалтерским учетом. Излишки и недостачи отражаются в сличительной ведомости, форму которой утверждает руководитель.

Шаг 8. Получить объяснения

Материально ответственное лицо представляет письменное объяснение по каждому выявленному расхождению.

Шаг 9. Оформить протокол комиссии

Предложения по регулированию отклонений фиксируются в протоколе заседания комиссии.

Шаг 10. Принять решение и отразить результаты

На основании протокола руководитель принимает решение о порядке регулирования излишков и недостач.

Результаты отражаются в бухгалтерском учете в месяце составления сличительной ведомости. Если инвентаризация проводится перед годовой отчетностью, записи должны быть сделаны не позднее последнего календарного дня отчетного года.

Инвентаризация основных средств

При проверке основных средств комиссия осматривает каждый объект и заносит в опись его наименование и инвентарный номер.

Для машин, оборудования и транспорта дополнительно указываются заводской номер, если он имеется, и год выпуска. По недвижимости проверяется соответствие фактической комплектации технической документации.

Комиссии следует проверить:

• фактическое наличие объекта;
• инвентарный номер;
• место эксплуатации;
• материально ответственное лицо;
• техническое состояние;
• соответствие наименования характеристикам;
• наличие технической документации;
• правильность первоначальной стоимости;
• выполненные реконструкции и модернизации;
• объекты, переданные другим лицам;
• имущество в ремонте.

Если обнаружено не принятое к учету имущество или неправильные сведения, в опись включаются корректные данные. При выявлении неучтенной реконструкции, модернизации или частичной ликвидации комиссия определяет изменение первоначальной стоимости на основании первичных документов.

Объекты, находящиеся вне учреждения, например в ремонте, инвентаризируются до выбытия или после возвращения.

Инвентаризация материалов

Материалы проверяются последовательно по местам хранения. Если одно материально ответственное лицо отвечает за несколько изолированных помещений, каждое место проверяется отдельно.

При инвентаризации материалов следует проверить:

• номенклатуру;
• единицу измерения;
• фактическое количество;
• место хранения;
• материально ответственное лицо;
• состояние запасов;
• наличие испорченных или непригодных материалов;
• имущество других организаций;
• материалы в пути;
• материалы, переданные другим лицам.

Материалы, поступившие во время проверки, включаются в отдельную опись. Для материалов, отпущенных во время инвентаризации с письменного разрешения руководителя, также составляется отдельная опись.

Инвентаризация ОПвСОС

Отдельные предметы в составе оборотных средств, находящиеся в эксплуатации, проверяются по местам нахождения и материально ответственным лицам.

По предметам, переданным работникам в индивидуальное пользование, могут составляться описи с указанием работников. Имущество, переданное в ремонт, стирку или на поверку, отражается на основании документов о передаче исполнителю.

Перед формированием описей рекомендуется проверить:

• распределение по подразделениям;
• закрепление за сотрудниками;
• состояние предметов;
• даты передачи в эксплуатацию;
• документы о временной передаче;
• наличие имущества, которое фактически выбыло, но числится в учете.

Инвентаризация БСО

При проверке бланков и документов с определенной степенью защиты необходимо сопоставить фактическое наличие с бухгалтерскими данными.

В зависимости от организации учета проверяются:

• наименования бланков;
• серии и номера;
• количество;
• место хранения;
• материально ответственное лицо;
• испорченные бланки;
• документы, выданные ответственным сотрудникам;
• сведения о списании и уничтожении.

Форма описи должна учитывать специфику БСО и позволять идентифицировать каждый проверяемый диапазон номеров или отдельный бланк.

Инвентаризация денежных средств

Наличные денежные средства проверяются путем полного пересчета.

При инвентаризации кассы комиссия обычно сопоставляет:

• фактическую наличность;
• остаток по кассовой книге;
• приходные и расходные документы;
• денежные документы;
• остатки по соответствующим счетам;
• сведения о последних кассовых операциях.

Денежные средства в пути проверяются путем сопоставления бухгалтерских данных с квитанциями, банковскими документами и другими подтверждениями.

Остатки на банковских счетах и вкладах сверяются с банковскими выписками.

Для бюджетного учреждения дополнительно следует обеспечить соответствие данных бухгалтерского учета сведениям по лицевым счетам в органах казначейства.

Инвентаризация расчетов

При инвентаризации расчетов определяются непогашенные суммы дебиторской и кредиторской задолженности. С дебиторами и кредиторами составляются акты сверки.

В описях выделяются:

• задолженность по данным бухгалтерского учета;
• суммы, подтвержденные актами сверки;
• задолженность с истекшим сроком исковой давности;
• дебиторская задолженность, невозможная к взысканию.

Также проверяются:

• задолженность поставщикам;
• расчеты с покупателями;
• авансы;
• расчеты с подотчетными лицами;
• расчеты с работниками;
• депонированная заработная плата;
• переплаты;
• сроки возникновения задолженности;
• наличие подтверждающих документов;
• реальность погашения.

По расчетам с подотчетными лицами выявляются суммы, по которым истек срок представления авансового отчета. При проверке расчетов по оплате труда устанавливаются невыплаченные и излишне выплаченные суммы и причины их возникновения.

Как оформить излишки и недостачи

После сравнения фактических и учетных данных все расхождения включаются в сличительную ведомость.

Дальнейший порядок:

1. Получить объяснения материально ответственного лица.
2. Определить причины расхождений.
3. Установить наличие виновного лица.
4. Проверить возможность применения норм естественной убыли.
5. Рассмотреть возможность зачета пересортицы.
6. Подготовить предложения комиссии.
7. Оформить протокол.
8. Получить решение руководителя.
9. Отразить результат в учете.

Зачет излишков и недостач при пересортице возможен только по решению руководителя, за один период, у одного материально ответственного лица и при выполнении условий, установленных НСБУ № 126.

Нормы естественной убыли применяются после зачета пересортицы и только по тому наименованию запасов, по которому выявлена недостача. При отсутствии нормы такая недостача рассматривается как недостача сверх норм естественной убыли.

Для бюджетных организаций постановлением № 126 установлено, что суммы выявленных излишков и невозмещаемых недостач относятся на увеличение или уменьшение финансирования из республиканского или местных бюджетов либо государственных внебюджетных фондов — в зависимости от источника приобретения имущества.

Универсальной бухгалтерской записи для всех ситуаций нет. Корреспонденция счетов зависит от:

• вида имущества;
• источника финансирования;
• наличия виновного лица;
• возможности возмещения;
• применения норм естественной убыли;
• характера выявленного расхождения.

Как провести инвентаризацию в «МигСофт: Бухгалтерия государственного учреждения 8»

Программа «МигСофт: Бухгалтерия государственного учреждения 8» обновлена с учетом действующего законодательства об инвентаризации.

В программе можно проводить инвентаризацию:

• основных средств;
• материалов;
• ОПвСОС;
• БСО;
• денежных средств;
• расчетов.

Учетные данные заполняются автоматически. Бухгалтеру не требуется вручную переносить в документы сведения по каждому объекту из оборотных ведомостей или карточек учета.

В зависимости от объекта программа может использовать имеющиеся учетные данные:

• наименование;
• счет и субсчет;
• инвентарный или номенклатурный номер;
• место хранения;
• подразделение;
• материально ответственное лицо;
• единицу измерения;
• количество по бухгалтерскому учету;
• стоимость;
• сведения по контрагентам и задолженности.

Комиссия определяет фактические показатели, после чего можно сопоставить их с учетными данными и выявить отклонения.

Что дает автоматизация инвентаризации

Снижение количества ручного ввода

При ручной подготовке бухгалтеру приходится переносить в таблицы сотни или тысячи объектов. Автоматическое заполнение позволяет использовать данные непосредственно из учета.

Единая аналитика

Документы формируются с учетом справочников, счетов, мест хранения и материально ответственных лиц, используемых в программе.

Ускорение подготовки описей

Бухгалтер может сформировать документы отдельно:

• по подразделению;
• месту хранения;
• материально ответственному лицу;
• счету учета;
• группе имущества.

Упрощение сверки

Фактические показатели сопоставляются с данными учета, что позволяет быстрее определить излишки и недостачи.

Снижение риска пропуска объектов

При правильном ведении аналитического учета в опись включаются объекты, числящиеся за выбранным подразделением или материально ответственным лицом.

При этом программа не заменяет инвентаризационную комиссию. Фактическое наличие имущества определяют и подтверждают ответственные лица, а окончательное решение по отклонениям принимает руководитель.

Типичные ошибки при инвентаризации

Использование неутвержденных форм

С 2026 года формы описей и сличительной ведомости утверждает руководитель. Применение привычной формы без ее включения в локальные документы создает риск неправильного оформления.

Включение материально ответственного лица в комиссию

Сотрудник должен присутствовать при проверке, но не может быть членом комиссии по вверенному ему имуществу.

Проведение проверки неполным составом

Если член комиссии отсутствует, его необходимо заменить в установленном порядке.

Формирование описей до отражения документов

Если не проведены документы поступления, перемещения или списания, учетные остатки окажутся недостоверными.

Подсчет имущества без материально ответственного лица

Его присутствие обязательно, кроме ситуаций, когда руководитель оформил решение о проведении проверки без него.

Отсутствие отдельных описей

Отдельные документы могут потребоваться для:

• непригодного имущества;
• имущества сторонних организаций;
• материалов в пути;
• имущества, переданного другим лицам;
• имущества, поступившего во время проверки;
• забалансовых объектов.

Несвоевременное отражение результатов

Годовые результаты должны быть отражены не позднее последнего календарного дня отчетного года.

Недостаточная проверка расчетов

Обычного получения оборотно-сальдовой ведомости недостаточно. Нужно проанализировать сроки, подтверждение задолженности, акты сверки и реальность взыскания.

Чек-лист готовности бюджетной организации

Перед началом инвентаризации проверьте:

• утвержден ли порядок проведения инвентаризации;
• определены ли сроки;
• указан ли полный перечень объектов;
• утвержден ли состав комиссии;
• назначен ли председатель;
• исключены ли МОЛ из состава соответствующих комиссий;
• утверждены ли формы описей;
• утверждена ли сличительная ведомость;
• завершен ли ввод первичных документов;
• проверены ли остатки по счетам;
• актуальны ли материально ответственные лица;
• актуальны ли места хранения;
• заполнены ли инвентарные номера;
• выделено ли имущество сторонних организаций;
• проверено ли имущество в ремонте;
• подготовлены ли сведения по объектам у других лиц;
• получены ли расписки;
• предусмотрено ли оформление поступления и отпуска во время проверки;
• установлен ли порядок получения объяснений;
• определен ли порядок отражения результатов;
• готова ли бухгалтерская программа к формированию документов по НСБУ № 126.

Часто задаваемые вопросы

С какой даты можно начинать годовую инвентаризацию основных средств

Не ранее 30 сентября отчетного года. Конкретную дату определяет руководитель.

Когда можно проводить годовую инвентаризацию кассы

Не ранее 30 ноября отчетного года.

Обязательно ли использовать формы из старой Инструкции № 180

Нет. Формы описей и сличительной ведомости утверждает руководитель организации. Старые шаблоны могут использоваться как основа только после проверки, адаптации и утверждения.

Может ли главный бухгалтер входить в комиссию

Может, если это определено руководителем. Исключение касается материально ответственного лица при проверке вверенных ему активов.

Можно ли проводить инвентаризацию без одного члена комиссии

Следует оформить его замену работником, исполняющим обязанности, либо иным лицом по решению руководителя.

Нужно ли составлять сличительную ведомость при отсутствии отклонений

НСБУ № 126 связывает ее составление с выявленными излишками и недостачами. Если отклонений нет, порядок оформления результата следует определить в локальных документах учреждения.

Когда отражать результаты в бухгалтерском учете

В месяце составления сличительной ведомости. При годовой инвентаризации — не позднее последнего календарного дня отчетного года.

Можно ли формировать описи автоматически

Да. НСБУ прямо предусматривает автоматизированное формирование описей и разрешает указывать постраничные итоги цифрами.

Кто утверждает формы описей

Руководитель организации.

Кто принимает решение по излишкам и недостачам

Комиссия оформляет предложения протоколом, а решение принимает руководитель организации.

Как подготовить бухгалтерскую систему к инвентаризации

До начала годовой проверки рекомендуется выполнить контроль информационной базы.

Проверьте:

1. Все ли объекты закреплены за МОЛ.
2. Нет ли имущества без места хранения.
3. Заполнены ли инвентарные номера.
4. Соответствуют ли счета фактическому виду активов.
5. Закрыты ли незавершенные документы.
6. Отражено ли имущество в ремонте.
7. Корректны ли остатки по материалам.
8. Нет ли отрицательных количественных остатков.
9. Сопоставлены ли карточки контрагентов.
10. Выделена ли просроченная задолженность.
11. Настроены ли формы документов.
12. Обновлена ли программа под законодательство 2026 года.

Чем выше качество аналитического учета, тем меньше ручной работы потребуется комиссии и бухгалтерии.

Инвентаризация в бюджетном учреждении с МигСофт

«МигСофт: Бухгалтерия государственного учреждения 8» позволяет проводить инвентаризацию основных средств, материалов, ОПвСОС, БСО, денежных средств и расчетов.

Программа обновлена с учетом действующего законодательства и автоматически заполняет учетные сведения в документах инвентаризации.

Это позволяет:

• быстрее подготовить документы;
• исключить ручное копирование учетных данных;
• использовать единые справочники;
• проводить проверку по материально ответственным лицам и местам хранения;
• сопоставлять фактические и учетные показатели;
• систематизировать результаты инвентаризации.

Проверьте готовность вашей бухгалтерской программы к инвентаризации по НСБУ № 126. Специалисты МигСофт проанализируют используемые документы, настройки аналитического учета и порядок формирования инвентаризационных данных.