Как составить техническое задание на автоматизацию государственного учреждения

12 июля 2026

О чём речь в статье

Введение

Автоматизация государственного учреждения начинается не с выбора программы и не с обсуждения стоимости лицензий. Сначала необходимо определить, какие процессы требуется автоматизировать, какие данные будут обрабатываться в системе, какой результат должно получить учреждение и как этот результат будет проверяться.

Ответы на эти вопросы фиксируются в техническом задании.

Техническое задание на автоматизацию государственного учреждения определяет:

цели проекта;
границы автоматизации;
перечень подразделений и пользователей;
требования к функциям информационной системы;
состав отчетов и печатных форм;
порядок обмена с внешними системами;
данные, подлежащие переносу;
требования к безопасности, надежности и производительности;
этапы внедрения;
результаты работ;
порядок тестирования и приемки.

Без подробного ТЗ заказчик и исполнитель могут по-разному понимать один и тот же проект.

Например, под формулировкой «автоматизировать бухгалтерский учет» заказчик может подразумевать перенос данных, настройку учета по источникам финансирования, формирование отчетности, интеграцию с зарплатной системой и обучение пользователей. Исполнитель может оценить только установку программы, первоначальную настройку и загрузку остатков.

Расхождение обнаружится уже после начала работ. В результате увеличатся сроки, появятся дополнительные расходы и возникнут споры о том, что входило в первоначальный объем проекта.

Качественное техническое задание уменьшает такую неопределенность. Оно не исключает изменений в ходе внедрения, но позволяет управлять ими и отделять исправление недостатков от новых требований.

Практические рекомендации в статье сформированы с учетом реального опыта обследования бухгалтерских, кадровых, расчетных систем и ИТ-инфраструктуры государственных организаций.

Как составить ТЗ на автоматизацию государственного учреждения: 8 шагов

Подготовку технического задания можно разделить на восемь основных этапов:

Определить цели автоматизации.
Провести предпроектное обследование.
Установить границы проекта.
Описать автоматизируемые процессы.
Сформулировать функциональные и технические требования.
Определить порядок переноса данных и интеграций.
Установить этапы внедрения и состав результатов.
Подготовить сценарии тестирования и критерии приемки.

Сначала описывается текущее состояние учреждения, затем формируются требования к будущей системе. Начинать с перечня доработок нельзя, пока не определено, зачем они нужны, какую проблему решают и какой результат должны обеспечить.

Что такое ТЗ на автоматизацию государственного учреждения

Техническое задание — это документ, в котором описываются требования к будущей информационной системе и результатам ее внедрения.

ТЗ должно отвечать на семь основных вопросов:

Зачем учреждению нужна автоматизация?
Какие процессы входят в проект?
Кто будет работать в системе?
Какие функции должна выполнять система?
Какие данные нужно перенести и с какими системами организовать обмен?
Какие результаты обязан передать исполнитель?
По каким критериям учреждение примет выполненные работы?

Предметом автоматизации могут быть:

бухгалтерский учет;
кадровый учет;
расчет заработной платы;
планирование и контроль исполнения смет;
учет материальных запасов;
учет основных средств;
учет продуктов питания;
учет автотранспорта;
учет вещевого имущества;
платные услуги;
электронный документооборот;
отчетность;
централизованный учет нескольких учреждений.

Один проект может охватывать несколько направлений. При этом общая логика ТЗ остается неизменной: цели, границы, процессы, данные, пользователи, требования, этапы и приемка.

Зачем нужно техническое задание на автоматизацию учреждения

Техническое задание требуется не только программистам.

Руководителю учреждения оно помогает понять, какой результат будет получен за выделенный бюджет. Главному бухгалтеру — проверить полноту требований к учету и отчетности. Кадровой и расчетной службам — согласовать порядок передачи данных. ИТ-службе — оценить инфраструктуру, информационную безопасность и дальнейшее сопровождение. Специалистам по закупкам — определить предмет закупки. Исполнителю — оценить объем работ, сроки и состав команды.

ТЗ определяет реальный объем проекта

Фраза «внедрить 1С» не содержит информации о:

количестве организаций и пользователей;
составе автоматизируемых процессов;
необходимых доработках;
перечне отчетов;
интеграциях;
переносе данных;
обучении;
опытно-промышленной эксплуатации.

Техническое задание превращает общее намерение в перечень конкретных работ и результатов.

ТЗ позволяет сравнить предложения исполнителей

Без единого перечня требований один участник закупки может включить в стоимость перенос данных, обучение и опытно-промышленную эксплуатацию, а другой — только настройку программы.

Формально второе предложение окажется дешевле, но объем работ будет существенно меньше. При наличии ТЗ исполнители оценивают одинаковый перечень требований.

ТЗ устанавливает границы ответственности

Из документа должно быть понятно:

что предоставляет заказчик;
какие работы выполняет исполнитель;
кто отвечает за исходные данные;
кто согласовывает требования;
кто проверяет результаты переноса;
кто утверждает отчеты и печатные формы;
кто принимает решение о промышленном запуске.

ТЗ становится основой приемки

Информационную систему нельзя принимать по общему впечатлению.

При приемке необходимо проверить:

выполняется ли предусмотренная операция;
соответствует ли расчет контрольному примеру;
формируется ли согласованный отчет;
корректно ли перенесены данные;
соблюдаются ли ограничения доступа;
работают ли интеграции;
устранены ли критические замечания;
прошла ли система опытно-промышленную эксплуатацию.

Кто должен составлять ТЗ на автоматизацию государственного учреждения

Разработку технического задания целесообразно поручать специалистам, которые умеют проводить обследование процессов, формулировать требования к информационным системам и подготавливать документы, пригодные для расчета стоимости, проведения закупки и последующей приемки работ.

Обычно такую работу выполняют бизнес-аналитики специализированной сторонней организации.

Организация, разрабатывающая ТЗ, не обязательно должна в дальнейшем становиться исполнителем внедрения. Техническое задание может быть подготовлено заранее, после чего учреждение использует его для определения бюджета и выбора подрядчика.

Такой подход позволяет разделить два этапа:

формирование требований;
реализацию информационной системы.

Заказчик получает независимое описание процессов и ожидаемого результата, а потенциальные исполнители оценивают одинаковый объем проекта.

Что делает бизнес-аналитик

Бизнес-аналитик не устанавливает правила бухгалтерского, кадрового или расчетного учета вместо учреждения.

Его задача:

собрать исходную информацию;
провести интервью;
изучить документы и информационные системы;
выявить противоречия;
описать процессы;
определить границы проекта;
сформулировать проверяемые требования;
подготовить сценарии испытаний;
согласовать критерии приемки.

В обследовании могут участвовать:

главный бухгалтер;
руководитель кадровой службы;
руководитель расчетного подразделения;
начальник планово-экономического отдела;
представители ИТ-службы;
специалисты по информационной безопасности;
бухгалтеры отдельных участков;
сотрудники, отвечающие за отчетность;
материально ответственные лица;
табельщики;
представители подразделений, вводящих первичные данные.

Специалисты учреждения объясняют, как ведется учет, какие операции выполняются, какие документы и отчеты используются, какие проблемы существуют и какой результат требуется получить. Бизнес-аналитик переводит эту информацию в однозначные требования к системе.

Может ли учреждение составить ТЗ самостоятельно

Учреждение может разработать ТЗ собственными силами, если у него есть:

квалифицированная ИТ-служба;
сотрудники с опытом внедрения информационных систем;
понимание структуры технического задания;
возможность провести полноценное обследование;
специалисты, способные формулировать проверяемые требования.

Но даже при наличии внутренней рабочей группы полезно привлечь независимого бизнес-аналитика. Сотрудники хорошо знают свои участки, однако им бывает сложно увидеть противоречия между подразделениями, технические риски и скрытые зависимости между процессами.

Практичная схема подготовки ТЗ выглядит так:

Сторонняя организация проводит обследование.
Бизнес-аналитик опрашивает ответственных сотрудников.
Заказчик согласовывает правила учета и ожидаемый результат.
Аналитик подготавливает техническое задание.
Учреждение утверждает документ.
На основании ТЗ выбирается исполнитель внедрения.

С чего начать подготовку ТЗ на автоматизацию

Первым этапом должно быть предпроектное обследование.

Нельзя качественно описать будущую систему, не разобравшись, как учреждение работает сейчас.

Даже если организация давно использует учетную программу, часть процессов может выполняться:

в нескольких информационных базах;
в электронных таблицах;
с помощью внешних обработок;
в локальных файлах;
в бумажных журналах;
вручную по неформализованным инструкциям.

Техническое задание, составленное только по перечню функций старой программы, перенесет в новую систему существующие недостатки и ручные обходные процедуры.

Какие материалы собрать до обследования

Перед началом интервью рекомендуется подготовить:

организационную структуру;
перечень подразделений и подведомственных организаций;
список пользователей;
описание используемых программ;
версии платформ, конфигураций и СУБД;
перечень выполненных доработок;
образцы первичных документов;
формы внутренней и регламентированной отчетности;
локальные регламенты;
схемы согласования;
перечень интеграций;
сведения об ИТ-инфраструктуре;
регламент резервного копирования;
список основных проблем пользователей.

Кто согласовывает результаты обследования

Для каждого направления необходимо назначить сотрудника, который:

предоставляет информацию;
подтверждает действующий порядок работы;
согласовывает требования;
проверяет контрольные примеры;
участвует в тестировании;
принимает результат по своему участку.

Без назначенных ответственных аналитик будет получать противоречивые указания, а согласование ТЗ начнет затягиваться.

Как провести обследование перед автоматизацией государственного учреждения

Цель обследования — определить:

как процессы выполняются сейчас;
какие функции автоматизированы;
где используется ручной труд;
какие данные дублируются;
какие проблемы и риски существуют;
что должна изменить будущая система.

Обследование нельзя сводить к просмотру действующей программы. Необходимо изучить полный процесс: от получения исходных данных до формирования конечного результата и отчетности.

Анализ действующих информационных систем

По каждой системе следует зафиксировать:

назначение;
автоматизируемые процессы;
количество организаций и пользователей;
версию платформы и конфигурации;
тип базы данных;
выполненные доработки;
используемые внешние обработки;
порядок обновления;
интеграции;
известные ограничения;
ответственного за сопровождение.

Отдельно следует установить, какие операции выполняются вне системы:

расчеты в Excel;
ручное формирование отчетов;
ведение локальных справочников;
повторный ввод данных;
подготовка файлов для загрузки;
ручная корректировка проводок;
формирование результата одним ключевым специалистом.

Наличие такой работы часто означает, что процесс автоматизирован только частично.

Анализ бухгалтерских процессов

При обследовании бухгалтерского учета последовательно рассматриваются фактически используемые участки:

бюджетные и внебюджетные счета;
касса;
расчеты с поставщиками и покупателями;
подотчетные лица;
валютные операции;
материальные запасы;
отдельные предметы в составе оборотных средств;
основные средства и нематериальные активы;
драгоценные металлы;
бланки с определенной степенью защиты;
питание;
автотранспорт;
НДС и электронные счета-фактуры;
источники финансирования;
распределяемые расходы;
платная деятельность;
закрытие периода;
бюджетная и бухгалтерская отчетность.

По каждому участку нужно установить:

какие операции выполняются;
какие документы создаются;
по каким аналитикам ведется учет;
какие действия автоматизированы;
что выполняется вручную;
какие отчеты требуются;
какие ошибки возникают;
какой результат должна обеспечивать новая система.

Например, при анализе материалов проверяются поступление, перемещение, списание, инвентаризация, учет по материально ответственным лицам и формирование отчетности.

При анализе основных средств рассматривается весь жизненный цикл объекта: поступление, принятие к учету, амортизация, перемещение, переоценка, модернизация, инвентаризация и выбытие.

Если отчет формируется только после ручной корректировки или дополнительной обработки в Excel, функцию нельзя считать полностью автоматизированной.

Анализ кадровых процессов

Анализ кадрового учета должен охватывать весь путь данных о сотруднике:

создание карточки физического лица;
прием;
перевод;
изменение условий труда;
увольнение;
штатное расписание;
совместительство;
несколько ставок;
графики;
табели;
отпуска;
стаж;
командировки;
другие отсутствия;
кадровую отчетность;
передачу сведений в расчет заработной платы.

Особое внимание уделяется следующим вопросам:

существуют ли дубли физических лиц;
используются ли несколько табельных номеров;
кто вводит кадровые сведения;
какие кадровые функции выполняют расчетчики;
сохраняется ли история изменений;
как кадровые документы влияют на заработную плату;
что происходит при вводе документа задним числом;
можно ли получить штатное расписание на выбранную дату.

Анализ расчета заработной платы

Обследование заработной платы должно охватывать полный цикл:

Получение кадровых документов.
Подготовку табелей.
Ввод премий, надбавок и разовых выплат.
Расчет аванса.
Расчет отпускных, больничных и пособий.
Расчет основной заработной платы.
Расчет налогов и взносов.
Расчет удержаний.
Распределение по источникам финансирования.
Формирование ведомостей.
Подготовку итоговых сводов.
Передачу данных в бухгалтерский учет.
Формирование отчетности.
Закрытие периода.

По каждому начислению и удержанию анализируются:

основание;
формула;
расчетная база;
период действия;
источник финансирования;
налогообложение;
бухгалтерское отражение;
порядок перерасчета.

Отдельно проверяется, формируются ли итоговые своды внутри системы или пользователи вынуждены дорабатывать их в Excel.

Анализ планирования и контроля исполнения смет

Если учреждение использует отдельную систему планирования, следует установить:

где первоначально составляются сметы;
кто вводит и утверждает данные;
как хранятся изменения;
по каким источникам выполняется планирование;
загружаются ли данные из бухгалтерии и зарплаты;
как контролируются плановые и фактические показатели;
какие отчеты формируются.

Если смета сначала составляется в Excel, а затем вручную переносится в программу, сохраняется двойной ввод данных.

Анализ отчетности

В ходе обследования составляется реестр отчетов и печатных форм.

По каждой форме фиксируются:

название;
назначение;
периодичность;
ответственный пользователь;
источники данных;
показатели;
отборы;
группировки;
расшифровки;
формат печати;
возможность выгрузки;
ручные корректировки;
ошибки текущего формирования.

Отчеты рекомендуется разделить на:

бухгалтерские;
бюджетные;
кадровые;
расчетные;
налоговые;
статистические;
ведомственные;
внутренние управленческие.

Анализ интеграций

Для каждого обмена следует установить:

системы-участники;
источник данных;
получателя;
состав информации;
направление;
периодичность;
формат;
способ запуска;
контроль дублей;
обработку ошибок;
ответственных пользователей.

Главный вопрос — какая система является владельцем каждого вида данных. Если одна и та же информация независимо изменяется в нескольких системах, обмен будет нестабильным.

Анализ пользователей и прав доступа

В ходе обследования определяются:

количество пользователей;
их функции;
доступные организации и подразделения;
права на просмотр и изменение;
доступ к персональным данным;
право проведения документов;
право закрытия периода;
право запуска обменов;
административные полномочия.

Анализ ИТ-инфраструктуры

Проверяются:

серверное оборудование;
виртуализация;
операционные системы;
СУБД;
версии платформы;
объем информационных баз;
дисковая подсистема;
сеть;
рабочие станции;
терминальный доступ;
резервное копирование;
отказоустойчивость;
мониторинг.

По результатам анализа должно быть понятно:

соответствует ли инфраструктура количеству пользователей;
достаточно ли производительности;
есть ли резерв ресурсов;
как система работает при сбое оборудования;
где хранятся резервные копии;
выполняется ли тестовое восстановление;
поддерживаются ли используемые версии программного обеспечения.

Результаты предпроектного обследования

По итогам обследования рекомендуется подготовить:

описание текущих процессов;
перечень используемых систем;
схему информационных потоков;
матрицу пользователей и ролей;
перечень отчетов;
перечень ручных операций;
матрицу функционального покрытия;
список проблем;
реестр рисков;
перечень данных для переноса;
требования к интеграциям;
предварительную целевую архитектуру;
рекомендации по этапам автоматизации.

Пример матрицы функционального покрытия:

Процесс	Как выполняется сейчас	Статус	Требование к будущей системе
Поступление материалов	Ведется в программе	Работает	Сохранить функциональность
Отчет по движению материалов	Формируется вручную	Не автоматизирован	Реализовать отчет
Штатное расписание	Частично ведется в Excel	Требует изменения	Вести в системе
Распределение зарплаты по источникам	Рассчитывается вручную	Не автоматизировано	Автоматизировать
Передача зарплаты в бухгалтерию	Частично выполняется вручную	Требует доработки	Настроить контролируемый обмен

Главный принцип обследования:

Анализировать нужно не отдельные документы и кнопки, а полный процесс — от получения исходных данных до формирования проверяемого результата, отчетности и передачи информации в смежные системы.

Как сформулировать цель автоматизации государственного учреждения

Цель должна описывать не установку программы, а изменение в работе учреждения.

Неудачная формулировка:

Внедрить информационную систему на платформе 1С.

По ней нельзя понять, какой результат требуется получить.

Более точный вариант:

Автоматизировать бухгалтерский учет, кадровые процессы и расчет заработной платы государственного учреждения, обеспечить единое использование нормативно-справочной информации, сократить повторный ввод данных и организовать формирование учетной и отчетной информации в информационной системе.

Если проект охватывает один участок, цель может быть уже:

Автоматизировать учет основных средств и материальных запасов с ведением аналитики по подразделениям, материально ответственным лицам и источникам финансирования.

Возможные цели проекта:

заменить устаревшую систему;
объединить несколько информационных баз;
централизовать учет;
исключить повторный ввод;
автоматизировать ручные расчеты;
организовать обмен между системами;
повысить качество данных;
сократить сроки подготовки отчетности;
создать единые справочники;
повысить контролируемость операций;
уменьшить зависимость от отдельных сотрудников.

Как определить задачи автоматизации в техническом задании

Задачи показывают, что нужно сделать для достижения цели.

Примеры задач:

настроить организационную структуру;
сформировать единые справочники;
автоматизировать бухгалтерские операции;
организовать ведение штатного расписания;
автоматизировать кадровый учет;
настроить расчет начислений и удержаний;
обеспечить учет источников финансирования;
организовать отражение зарплаты в бухгалтерском учете;
реализовать отчеты;
настроить роли пользователей;
перенести данные;
реализовать интеграции;
обучить пользователей;
провести опытно-промышленную эксплуатацию.

Задачи не должны дословно повторять цель. Они раскрывают основные направления проекта и позволяют связать каждую задачу с конкретным результатом.

Как описать ожидаемый результат автоматизации

Ожидаемый результат должен быть проверяемым.

Формулировка «учреждение должно получить современную и удобную систему» является субъективной.

Лучше указать конкретные изменения:

учет ведется в согласованной информационной среде;
используются единые справочники;
кадровые сведения передаются в расчет зарплаты без повторного ввода;
результаты расчета автоматически отражаются в бухгалтерии;
данные распределяются по источникам финансирования;
формируются предусмотренные отчеты;
доступ ограничен в соответствии с полномочиями;
данные перенесены и сверены;
пользователи обучены;
система прошла опытно-промышленную эксплуатацию;
критические недостатки устранены.

Пример формулировки:

Результатом проекта должна стать внедренная информационная система, обеспечивающая выполнение предусмотренных процессов, формирование установленной отчетности, разграничение прав пользователей, хранение истории операций и возможность дальнейшего сопровождения.

Как определить границы проекта автоматизации

Границы показывают, что относится к проекту, а что остается за его пределами.

Организационные границы

Укажите:

какие организации участвуют;
какие филиалы подключаются;
какие подразделения работают в системе;
сколько пользователей предусмотрено;
какие удаленные рабочие места создаются.

Функциональные границы

Перечислите автоматизируемые процессы:

бухгалтерский учет;
кадровый учет;
расчет заработной платы;
банк и касса;
материальные запасы;
основные средства;
расчеты;
штатное расписание;
табель;
отчетность;
интеграции.

Технические границы

Зафиксируйте:

создается одна база или несколько;
входит ли установка платформы;
входит ли настройка серверов;
требуется ли модернизация инфраструктуры;
входят ли лицензии;
разрабатываются ли внешние сервисы.

Что не входит в проект

Полезно прямо перечислить исключения:

закупка серверного оборудования;
модернизация сети;
автоматизация процессов, не указанных в ТЗ;
доработка внешних систем;
перенос истории сверх согласованного периода;
создание новых отчетов после утверждения перечня;
сопровождение после окончания гарантийного периода.

Такой раздел не ограничивает дальнейшее развитие системы. Он отделяет текущий объем работ от будущих этапов.

Как указать количество пользователей и рабочих мест

Количество пользователей влияет на архитектуру, лицензии, нагрузку, настройку ролей и обучение.

Пример:

Подразделение	Функции	Пользователи
Бухгалтерия	Бухгалтерский учет и отчетность	12
Расчетное подразделение	Расчет заработной платы	5
Кадровая служба	Кадровые документы	4
Планово-экономический отдел	Штатное расписание и аналитика	4
Структурные подразделения	Табели и первичные данные	25
Руководство	Просмотр отчетов	5
ИТ-служба	Администрирование	3

Дополнительно указываются:

количество одновременных подключений;
режим работы;
периоды максимальной нагрузки;
удаленные пользователи;
сотрудники с ограниченным доступом;
пользователи, работающие только с отчетами.

Что включить в ТЗ на автоматизацию бухгалтерского учета

Техническое задание на автоматизацию бухгалтерского учета государственного учреждения не должно ограничиваться формулировками «учет материалов» или «формирование отчетности».

По каждому участку зафиксируйте:

выполняемые операции;
первичные документы;
счета и аналитические разрезы;
контрольные проверки;
печатные формы;
отчеты;
интеграции;
переносимые данные;
критерии приемки.

Общая модель бухгалтерского учета

Опишите:

количество организаций;
централизованный или раздельный учет;
рабочий план счетов;
используемые субсчета;
источники финансирования;
виды деятельности;
статьи расходов;
порядок закрытия периода;
правила исправления ошибок;
состав отчетности.

Отдельно укажите требования к учету:

бюджетных средств;
внебюджетных средств;
субсидий;
средств от приносящей доходы деятельности;
целевого финансирования;
средств по договорам и проектам.

Рабочий план счетов и аналитика

Следует зафиксировать:

используемые счета;
обязательные аналитические признаки;
учет подразделений;
источники финансирования;
статьи расходов;
договоры;
контрагентов;
материально ответственных лиц;
объекты имущества.

Требования к аналитике должны быть согласованы для документов, бухгалтерских записей и отчетов.

Учет денежных средств в банке и казначействе

Предусмотрите:

расчетные и лицевые счета;
бюджетные и внебюджетные средства;
платежные поручения;
платежные требования;
поступления и списания;
загрузку выписок;
выгрузку платежных документов;
валютные операции;
загрузку курсов;
контроль повторного импорта;
отчеты по движению денежных средств.

Пример требования:

При загрузке выписки система должна сопоставлять операцию с организацией, счетом, контрагентом и платежным документом и не допускать повторной загрузки.

Кассовые операции

Опишите:

приходные и расходные кассовые ордера;
кассовую книгу;
журнал регистрации;
наличную иностранную валюту;
возвраты;
депонированные суммы;
контроль остатка;
нумерацию документов;
отчеты кассира;
закрытие кассового дня.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками

Включите требования к:

контрагентам и договорам;
учету товаров, работ и услуг;
авансам;
дебиторской и кредиторской задолженности;
взаимозачетам;
возвратам;
актам сверки;
инвентаризации расчетов;
контролю сроков оплаты;
аналитике по источникам финансирования.

Перечень отчетов может включать:

задолженность по контрагентам;
задолженность по договорам;
задолженность по срокам;
ведомость расчетов;
расшифровку до первичных документов.

Расчеты с покупателями и заказчиками

Если учреждение оказывает платные услуги, опишите:

договоры;
акты оказанных услуг;
начисление задолженности;
поступление оплаты;
возвраты;
НДС;
обмен с платежными системами;
контроль задолженности;
отчеты по видам услуг.

Расчеты с подотчетными лицами

Предусмотрите:

выдачу аванса;
перечисление средств;
авансовые отчеты;
возврат остатка;
задолженность;
принятие материалов, работ и услуг;
контроль сроков;
командировочные расходы.

Для валютных командировок отдельно опишите применяемые курсы, курсовые разницы и валютные авансовые отчеты.

Учет материальных запасов

Требования должны охватывать:

поступление;
безвозмездное получение;
перемещение;
возврат;
списание;
реализацию;
инвентаризацию;
оборудование к установке;
контроль остатков.

Возможная аналитика:

организация;
подразделение;
место хранения;
материально ответственное лицо;
номенклатура;
счет;
источник финансирования;
статья расходов.

Пример критерия приемки:

После проведения поступления остаток должен увеличиться по выбранному месту хранения, материально ответственному лицу, счету и источнику финансирования, а операция должна отражаться в оборотной ведомости.

Учет отдельных предметов в составе оборотных средств

Отдельно опишите:

поступление;
передачу в эксплуатацию;
перемещение;
возврат;
списание;
инвентаризацию;
учет по ответственным лицам;
отчетность.

Учет основных средств и нематериальных активов

Требования должны охватывать полный жизненный цикл объекта:

поступление;
принятие к учету;
присвоение инвентарного номера;
перемещение;
амортизацию;
ремонт;
модернизацию;
разукомплектование;
переоценку;
инвентаризацию;
реализацию;
безвозмездную передачу;
списание.

Пример требования:

Система должна хранить историю нахождения объекта по подразделениям и материально ответственным лицам и позволять получить его состояние на выбранную дату.

Учет драгоценных металлов

При необходимости включите:

драгметаллы в основных средствах;
драгметаллы в оборудовании;
учет лома;
движение;
инвентаризацию;
списание;
отчетность.

Учет бланков с определенной степенью защиты

В ТЗ следует описать:

поступление;
серии и номера;
перемещение;
выдачу;
использование;
списание;
испорченные бланки;
уничтожение;
инвентаризацию;
отчеты по диапазонам и ответственным лицам.

Учет НДС и электронных счетов-фактур

При наличии облагаемых операций укажите требования к:

входящим и исходящим ЭСЧФ;
обмену с порталом;
корректировочным документам;
книге покупок;
расчету НДС;
контролю ошибок;
отчетности.

Источники финансирования и распределение расходов

Для государственного учреждения это один из ключевых разделов.

Зафиксируйте:

перечень источников;
статьи расходов;
виды деятельности;
бюджетную аналитику;
внебюджетные средства;
субсидии;
целевое финансирование;
правила распределения затрат;
контроль использования средств.

Если операция относится к нескольким источникам, сумма распределения должна совпадать с общей суммой документа.

Отражение заработной платы в бухгалтерском учете

Укажите:

состав передаваемых данных;
счета и субсчета;
подразделения;
источники финансирования;
статьи расходов;
виды начислений;
налоги;
страховые взносы;
удержания;
формат обмена;
контроль повторной загрузки;
порядок сверки.

Закрытие месяца и года

Опишите:

проверку непроведенных документов;
контроль отрицательных остатков;
сверку расчетов;
начисление амортизации;
распределение расходов;
закрытие счетов;
контроль учетных регистров;
запрет изменения закрытого периода;
порядок исправления ошибок.

Бюджетная и бухгалтерская отчетность

В ТЗ необходимо привести конкретный перечень:

мемориальные ордера;
расшифровки;
книгу журнал-главная;
учетные карточки;
месячные формы;
квартальные формы;
годовые формы;
статистическую отчетность;
ведомственную отчетность.

Для каждой формы укажите показатели, источники данных, расшифровки, контрольные соотношения, формат печати и выгрузку.

Специализированные участки учета

В зависимости от деятельности учреждения могут потребоваться:

учет продуктов питания;
калькуляционные карточки;
меню;
автотранспорт;
путевые листы;
топливо;
шины;
аккумуляторные батареи;
лекарственные средства;
вещевое имущество;
библиотечный фонд;
централизованный учет подведомственных организаций.

Перенос бухгалтерских данных

Определите перенос:

рабочего плана счетов;
справочников;
контрагентов;
договоров;
остатков;
дебиторской и кредиторской задолженности;
материалов;
основных средств;
амортизации;
денежных средств;
документов выбранного периода.

Критерии приемки бухгалтерского учета

Для каждого ключевого участка подготовьте проверяемый сценарий.

Пример:

После поступления основного средства система должна создать объект учета, присвоить инвентарный номер, закрепить его за ответственным лицом, отразить стоимость по счету и источнику финансирования и включить объект в инвентарную карточку и ведомость остатков.

Главный принцип:

Каждый участок бухгалтерского учета должен быть описан от первичного документа до бухгалтерской записи, контрольного отчета и итоговой формы отчетности.

Как составить ТЗ на автоматизацию кадрового учета

Техническое задание должно описывать всю модель кадровых данных: организационную структуру, штатное расписание, виды занятости, графики, отпуска, стаж, табели, отчетность и передачу сведений в расчет заработной платы.

Общая модель кадрового учета

Укажите:

где ведется кадровый учет;
какая система является владельцем данных;
какие организации входят в проект;
кто вводит и утверждает документы;
какие сведения передаются в расчетную систему;
требуется ли хранение полной истории;
какие процессы остаются вне проекта.

Физические лица и сотрудники

Опишите:

состав персональных данных;
карточку физического лица;
карточку сотрудника;
основное место работы;
совместительство;
несколько должностей;
несколько ставок;
предотвращение дублей;
объединение сведений по одному человеку.

Пример требования:

При создании карточки система должна проверять наличие совпадений по идентификационным данным и предупреждать пользователя о возможном дубле.

Организационная структура

Следует зафиксировать:

организации;
филиалы;
подразделения;
иерархию;
даты создания и закрытия;
переименование;
изменение подчиненности;
историю изменений;
ограничения доступа.

Штатное расписание

Включите:

утверждение;
изменения;
даты действия;
подразделение;
должность;
категорию персонала;
количество ставок;
оклад;
источник финансирования;
занятые и свободные единицы;
контроль превышения;
историю;
отчеты.

Пример требования:

При приеме или переводе система должна проверять наличие свободной штатной единицы.

Прием сотрудника

Зафиксируйте:

физическое лицо;
организацию;
подразделение;
должность;
штатную позицию;
вид занятости;
ставку;
график;
оклад;
источник финансирования;
дату приема;
договор;
постоянные начисления;
печатные формы;
передачу данных в расчет заработной платы.

Переводы и изменение условий труда

Опишите:

перевод в другое подразделение;
изменение должности;
изменение ставки;
изменение графика;
изменение оклада;
изменение источника финансирования;
совмещение;
временное исполнение обязанностей;
неполное рабочее время.

Изменения прошлых периодов не должны бесконтрольно менять ранее рассчитанные результаты.

Увольнение

Включите:

дату и основание;
освобождение штатной позиции;
прекращение начислений;
компенсацию отпуска;
окончательный расчет;
задолженность;
кадровые документы;
архивирование сведений.

Совместительство и несколько ставок

Система должна позволять:

разделять виды занятости;
назначать разные графики;
использовать разные источники финансирования;
рассчитывать занятости отдельно;
формировать консолидированную информацию по физическому лицу.

Трудовые договоры и контракты

Опишите:

виды договоров;
номера;
даты;
сроки;
продление;
изменение условий;
расторжение;
уведомления;
печатные формы;
историю изменений.

Графики работы и табельный учет

Предусмотрите:

стандартные и сменные графики;
индивидуальные графики;
неполное рабочее время;
суммированный учет;
ночные часы;
работу в выходные;
сверхурочную работу;
заполнение табеля;
корректировки;
утверждение;
блокировку изменений после утверждения.

Отпуска

Зафиксируйте:

виды отпусков;
продолжительность;
рабочие годы;
остатки;
дополнительные отпуска;
перенос;
отзыв;
продление;
компенсацию;
связь с расчетом отпускных.

Стаж и надбавки

Укажите:

виды стажа;
включаемые периоды;
исключаемые периоды;
правила расчета;
дату актуальности;
связь с надбавками;
автоматическое изменение процента;
отчетность.

Командировки и отсутствия

Опишите:

командировки;
временную нетрудоспособность;
отпуск по уходу;
социальные отпуска;
повышение квалификации;
выполнение государственных обязанностей;
прогулы;
другие отсутствия.

Кадровая отчетность

Приведите перечень отчетов:

штатное расписание;
занятые и свободные ставки;
численность;
движение работников;
приемы;
переводы;
увольнения;
совместительство;
отпуска;
стаж;
табели;
кадровые события.

Интеграция с расчетом заработной платы

Определите передачу:

приемов;
переводов;
увольнений;
ставок;
графиков;
окладов;
источников финансирования;
отпусков;
командировок;
табелей;
стажа.

Кадровые сведения не должны повторно вводиться расчетчиком после утверждения кадровой службой.

Перенос кадровых данных

В состав переноса могут входить:

физические лица;
сотрудники;
подразделения;
должности;
штатные позиции;
приемы;
переводы;
увольнения;
договоры;
стаж;
отпуска;
остатки отпусков;
графики;
кадровая история.

Критерии приемки кадрового учета

Пример приема:

После оформления приема сотрудник должен занять свободную штатную позицию, получить график, ставку, оклад и источник финансирования. Сведения должны быть доступны для табельного учета и расчета заработной платы.

Пример перевода:

Новые условия должны применяться с установленной даты, а предыдущие должность, подразделение и условия должны сохраняться в истории.

Главный принцип:

Кадровый процесс должен быть описан от создания исходных данных до изменения штатного состояния, передачи сведений в табель и расчет заработной платы, формирования отчетности и сохранения истории.

Как составить ТЗ на автоматизацию расчета заработной платы

Техническое задание должно описывать весь расчетный процесс: от кадрового документа и табеля до выплаты, отчетности и бухгалтерского отражения.

Общая модель расчета

Зафиксируйте:

количество организаций;
количество сотрудников;
количество расчетчиков;
виды занятости;
несколько должностей и ставок;
источники финансирования;
периодичность выплат;
порядок расчета аванса;
закрытие периода;
перерасчеты;
внешние системы;
состав отчетности.

Исходные данные

Перечислите:

приемы;
переводы;
увольнения;
подразделения;
должности;
оклады;
ставки;
графики;
табели;
отпуска;
больничные;
командировки;
стаж;
премии;
исполнительные документы;
вычеты;
банковские реквизиты;
источники финансирования.

Утвержденные кадровые данные должны передаваться в расчетную систему без повторного ввода.

Расчетные периоды и закрытие месяца

Опишите полный цикл:

Получение кадровых данных.
Проверка табелей.
Ввод премий и разовых начислений.
Расчет аванса.
Расчет межрасчетных выплат.
Основной расчет.
Расчет налогов и взносов.
Расчет удержаний.
Распределение по источникам.
Проверка итогов.
Формирование ведомостей.
Передача в бухгалтерию.
Формирование отчетности.
Закрытие периода.

Оплата по окладу и тарифной ставке

ТЗ должно учитывать:

полный и неполный месяц;
работу на части ставки;
прием и увольнение в середине месяца;
изменение оклада;
переводы;
несколько должностей;
суммированный учет времени.

Аванс и межрасчетные выплаты

Определите:

метод расчета аванса;
учет отработанного времени;
ограничения суммы;
учет ранее выплаченных сумм;
выплату отпускных;
выплату пособий;
окончательный расчет;
другие межрасчетные выплаты.

Премии, доплаты и надбавки

По каждому начислению укажите:

основание;
формулу;
расчетную базу;
процент или сумму;
период действия;
источник финансирования;
налогообложение;
включение в средний заработок;
бухгалтерское отражение;
порядок перерасчета.

Рабочее время

Предусмотрите:

стандартные графики;
сменную работу;
индивидуальные графики;
неполное время;
суммированный учет;
ночные часы;
выходные и праздничные дни;
сверхурочную работу;
корректирующие табели.

Отпускные и компенсации

Опишите:

расчетный период;
учитываемые выплаты;
исключаемые периоды;
порядок учета премий;
коэффициенты;
средний заработок;
переходящие отпуска;
отзыв;
продление;
компенсацию;
источники финансирования;
расшифровку расчета.

Средний заработок

Отдельно определите правила расчета для:

командировок;
повышения квалификации;
выполнения государственных обязанностей;
других случаев сохранения среднего заработка.

Больничные и пособия

Включите:

временную нетрудоспособность;
продолжение больничного;
беременность и роды;
пособия семьям с детьми;
отпуск по уходу;
ограничения;
источники финансирования;
перерасчеты;
печатные формы.

Договоры гражданско-правового характера

Опишите:

договор;
срок;
сумму;
акты;
остаток;
начисление;
налоги;
взносы;
вычеты;
выплату;
отчетность;
бухгалтерское отражение.

Удержания

Перечислите:

подоходный налог;
алименты;
исполнительные документы;
профсоюзные взносы;
страхование;
займы;
удержания по заявлениям работников;
возврат переплат;
разовые удержания.

Для каждого вида укажите основание, размер, очередность, ограничение, срок действия и остаток задолженности.

Налоги и страховые взносы

ТЗ должно определять:

облагаемые доходы;
необлагаемые выплаты;
вычеты;
льготы;
категории работников;
тарифы;
ограничения;
перерасчеты;
отчетность.

Источники финансирования

Для государственного учреждения необходимо описать:

назначение источника;
связь со штатной позицией;
изменение источника;
распределение начислений;
распределение налогов и взносов;
бюджетные средства;
внебюджетные средства;
субсидии;
договоры;
перенос задолженности;
передачу результата в бухгалтерию.

Перерасчеты прошлых периодов

Изменение кадрового или расчетного документа после закрытия периода не должно автоматически менять ранее зафиксированный результат.

В ТЗ зафиксируйте:

причины перерасчета;
период отражения;
сторно;
доплату;
влияние на налоги;
отражение в расчетном листке;
передачу в бухгалтерский учет.

Выплата заработной платы

Предусмотрите:

аванс;
межрасчетные выплаты;
окончательную выплату;
несколько банков;
кассу;
депонирование;
возврат;
задолженность;
платежные файлы;
контроль повторной выплаты.

Итоговые своды

Система должна формировать:

свод начислений;
свод удержаний;
свод налогов;
свод страховых взносов;
суммы к выплате;
задолженность;
данные по подразделениям;
данные по источникам;
сведения для бухгалтерии.

Каждый показатель должен расшифровываться до сотрудника, вида расчета и исходного документа.

Отражение заработной платы в бухгалтерском учете

Укажите:

счета и субсчета;
подразделения;
источники финансирования;
статьи расходов;
начисления;
удержания;
налоги;
взносы;
формат обмена;
контроль повторной загрузки;
порядок сверки.

Расчетная и персонифицированная отчетность

Перечислите:

расчетные листки;
расчетные ведомости;
своды;
налоги;
страховые взносы;
задолженность;
справки;
сведения о доходах;
персонифицированную отчетность;
статистические формы;
отчеты по источникам финансирования.

Перенос расчетных данных

Могут переноситься:

сотрудники;
виды занятости;
плановые начисления;
удержания;
исполнительные документы;
вычеты;
банковские реквизиты;
графики;
остатки отпусков;
данные среднего заработка;
задолженность;
данные пособий;
результаты прошлых периодов.

Критерии приемки расчета заработной платы

Для каждого сложного расчета подготовьте контрольный сценарий.

Пример:

Для сотрудника, принятого в середине месяца на 0,5 ставки, система должна рассчитать оплату пропорционально отработанному времени, применить источник финансирования, рассчитать налоги и взносы, определить сумму к выплате и сформировать бухгалтерское отражение.

Главный принцип:

Каждый расчет должен быть описан от исходного кадрового документа или табеля до суммы к выплате, налогов, источника финансирования, бухгалтерского отражения и отчетности.

Как описать специальные функции в техническом задании

Нестандартные функции необходимо описывать отдельно.

Например:

перенос задолженности между источниками;
массовое заполнение табличных частей;
автоматическое изменение стажевой надбавки;
распределение начисления;
специальные ведомственные отчеты;
централизованное закрытие;
загрузка документов из внешней системы.

Для каждой функции указываются:

назначение;
пользователи;
исходные данные;
действия пользователя;
алгоритм;
проверки;
формируемые записи;
результат;
права доступа;
критерии приемки.

Чем точнее описана нестандартная функция, тем меньше вероятность разного понимания при оценке и разработке.

Как составить требования к отчетам и печатным формам

Фраза «система должна формировать необходимые отчеты» не определяет объем работ.

Для каждого отчета укажите:

название;
назначение;
пользователей;
период;
показатели;
отборы;
группировки;
сортировку;
расшифровку;
формат печати;
формат выгрузки;
контрольный пример;
допустимое время формирования.

Пример требования:

Отчет должен показывать остатки материалов на выбранную дату по организациям, подразделениям, материально ответственным лицам, счетам и источникам финансирования с расшифровкой до первичного документа.

Целевой результат следует формулировать так, чтобы установленная форма создавалась на основании данных системы без обязательной последующей обработки в Excel.

Как описать интеграции в ТЗ на внедрение 1С

Для каждого обмена необходимо определить:

системы-участники;
систему-источник;
получателя;
состав данных;
направление;
формат;
периодичность;
способ запуска;
правила идентификации объектов;
контроль дублей;
обработку ошибок;
журналирование;
повторную отправку;
ответственных;
требования безопасности.

При недоступности внешней системы должно быть понятно:

сохраняется ли подготовленный пакет;
можно ли повторить отправку;
получает ли пользователь уведомление;
как исключается повторная загрузка;
кто устраняет ошибку.

Для каждого вида информации должен быть определен владелец данных. Например, кадровая система отвечает за кадровые события, расчетная — за начисления, бухгалтерская — за бухгалтерские записи.

Как описать перенос данных при внедрении 1С

Формулировка «перенести данные из старой программы» не определяет объем работ.

В ТЗ необходимо указать:

системы-источники;
форматы;
перечень справочников;
перечень документов;
глубину истории;
дату переноса;
состав остатков;
правила преобразования;
обработку дублей;
обязательные реквизиты;
пробные загрузки;
контрольные отчеты;
ответственных за сверку;
порядок исправления ошибок;
критерии приемки.

Возможные варианты переноса:

только справочники и остатки;
остатки и текущий период;
история за несколько лет;
полная история.

Полный перенос не всегда является лучшим решением. Вместе с историческими данными могут быть перенесены старые ошибки и несогласованная информация.

Как прописать роли и права пользователей

В ТЗ нужна матрица ролей.

Роль	Основные функции
Главный бухгалтер	Контроль, закрытие периода, отчетность
Бухгалтер участка	Документы и отчеты своего направления
Кадровик	Кадровые документы
Расчетчик	Начисления, удержания, выплаты
Табельщик	Табель подразделения
Экономист	Штатное расписание и аналитика
Руководитель	Просмотр сводных отчетов
Администратор	Пользователи и настройки

Для каждой роли устанавливаются права на:

просмотр;
создание;
изменение;
проведение;
отмену проведения;
удаление;
формирование отчетов;
закрытие периода;
запуск обменов;
просмотр персональных данных;
администрирование.

Отдельно задаются ограничения по организациям и подразделениям.

Какие требования к информационной безопасности включить в ТЗ

Следует определить:

аутентификацию;
парольную политику;
разграничение доступа;
блокировку учетных записей;
журналирование действий;
защиту персональных данных;
удаленный доступ;
использование тестовых баз;
резервное копирование;
восстановление;
реагирование на инциденты.

Также устанавливается организационный порядок:

кто создает пользователя;
кто согласовывает права;
когда блокируется учетная запись;
как предоставляется временный доступ;
кто проверяет журнал действий;
как прекращается доступ уволенного сотрудника.

Какие требования к производительности указать в ТЗ

Фраза «система должна работать быстро» не является проверяемой.

Нужно указать:

количество пользователей;
число одновременных подключений;
размер базы;
количество документов;
характеристики оборудования;
периоды максимальной нагрузки.

После этого устанавливаются показатели:

время открытия типового документа;
время проведения;
время формирования контрольного отчета;
продолжительность полного расчета заработной платы;
время выполнения обмена.

Показатели должны проверяться на согласованной инфраструктуре и контрольном объеме данных.

Как описать резервное копирование

В ТЗ зафиксируйте:

периодичность;
типы копий;
место хранения;
глубину хранения;
ответственного;
контроль успешности;
шифрование;
тестовое восстановление;
допустимую потерю данных;
допустимое время простоя.

Резервную копию можно считать работоспособной только после подтвержденного восстановления на тестовой площадке.

Какие требования к инфраструктуре включить в ТЗ

Укажите:

модель размещения;
серверы;
процессоры;
оперативную память;
дисковую систему;
операционные системы;
СУБД;
виртуализацию;
сеть;
каналы связи;
терминальный доступ;
рабочие станции;
резервное питание;
средства копирования.

Если используется централизованная система, отдельно рассматриваются:

зависимость от каналов связи;
резервный канал;
допустимое время недоступности;
действия пользователей при сбое;
порядок восстановления соединения;
необходимость резервной площадки.

Какие этапы внедрения 1С указать в техническом задании

Возможная последовательность:

Предпроектное обследование.
Разработка и согласование ТЗ.
Проектирование системы.
Развертывание программного обеспечения.
Настройка справочников.
Настройка функциональных блоков.
Разработка специальных функций.
Настройка отчетности.
Реализация интеграций.
Настройка ролей.
Пробный перенос данных.
Тестирование.
Обучение.
Опытно-промышленная эксплуатация.
Финальный перенос.
Промышленный запуск.
Гарантийная поддержка.

Для каждого этапа укажите:

исходные данные;
состав работ;
результат;
срок;
ответственных;
порядок проверки;
документы о завершении.

Плохая формулировка:

Настроить бухгалтерский учет.

Рабочая формулировка:

Настроить учет денежных средств, расчетов с контрагентами, материальных запасов и основных средств, подготовить контрольные примеры, провести тестирование и передать протокол проверки.

Как организовать тестирование информационной системы

В проекте необходимо предусмотреть:

функциональное тестирование;
расчетное тестирование;
интеграционное тестирование;
тестирование переноса;
проверку ролей и прав;
нагрузочное тестирование;
регрессионное тестирование;
сквозные сценарии.

Пример сквозного процесса:

Кадровик принимает сотрудника.
Сотрудник занимает штатную позицию.
Назначаются условия оплаты.
Табельщик вводит рабочее время.
Расчетчик начисляет заработную плату.
Формируются налоги и взносы.
Создается ведомость.
Данные передаются в бухгалтерию.
Формируется отчетность.

Даже если отдельные функции работают, нарушение связи между ними делает автоматизацию неполной.

Как составить критерии приемки информационной системы

Критерии должны быть известны до начала разработки.

Проверяемые критерии:

функция работает по утвержденному сценарию;
расчет соответствует контрольному примеру;
отчет содержит согласованные показатели;
права ограничивают недоступные действия;
интеграция передает установленный состав данных;
данные перенесены в согласованном объеме;
пользователи обучены;
критические ошибки устранены;
система прошла опытно-промышленную эксплуатацию.

Сценарий приемки должен содержать:

предварительные условия;
исходные данные;
действия пользователя;
ожидаемый результат;
контрольные показатели.

Пример сценария для поступления материалов:

Предварительные условия:

создан контрагент;
указан договор;
назначено материально ответственное лицо;
настроен источник финансирования.

Действия:

Пользователь создает документ поступления.
Заполняет поставщика и договор.
Добавляет материалы.
Указывает ответственное лицо и источник финансирования.
Проводит документ.
Формирует отчет по остаткам.

Ожидаемый результат:

документ проводится без ошибки;
остаток материалов увеличивается;
сумма отражается в учете;
операция попадает в отчет;
доступ ограничен назначенными правами.

Как классифицировать замечания при приемке

Замечания рекомендуется разделять на четыре категории.

Критические — блокируют основной процесс, искажают данные или нарушают безопасность.

Существенные — заметно затрудняют работу, но не блокируют процесс полностью.

Несущественные — не препятствуют эксплуатации.

Новые требования — отсутствовали в утвержденном ТЗ и должны оцениваться отдельно.

Такое разделение позволяет отличить недостаток реализованной функции от нового пожелания пользователя.

Зачем нужна опытно-промышленная эксплуатация

Опытно-промышленная эксплуатация позволяет проверить систему на реальных данных и операциях до окончательного запуска.

На этом этапе выполняются:

бухгалтерские операции;
кадровые документы;
расчет заработной платы;
выплаты;
интеграции;
отчетность;
закрытие периода.

При переходе со старой системы сравниваются:

остатки;
обороты;
задолженность;
начисления;
удержания;
налоги;
взносы;
суммы к выплате;
источники финансирования;
отчетные показатели.

Каждое расхождение должно быть устранено или документально объяснено.

Как описать обучение пользователей

Обучение проводится по ролям.

В ТЗ указываются:

категории пользователей;
количество групп;
количество участников;
программа;
формат;
продолжительность;
учебная база;
методические материалы;
проверка знаний;
консультации после обучения.

Бухгалтеру по материалам не нужен полный курс расчета заработной платы, а табельщику — обучение закрытию бухгалтерского периода.

Результатом обучения должна быть способность пользователя самостоятельно выполнять операции своей роли.

Какие результаты работ должен передать исполнитель

Результатом проекта является не только информационная база.

Исполнитель может передавать:

настроенную информационную систему;
программный код;
расширения;
обработки;
отчеты;
интеграции;
роли;
перенесенные данные;
протоколы сверки;
описание архитектуры;
инструкции пользователей;
инструкцию администратора;
описание обменов;
учебные материалы;
перечень известных ограничений;
резервную копию;
журнал доработок.

Отдельно определяются:

права на созданный код;
порядок передачи исходников;
место хранения;
возможность сопровождения другим исполнителем;
ограничения сторонних компонентов;
необходимые лицензии.

Какие требования предъявить исполнителю

Для крупного проекта могут потребоваться:

руководитель проекта;
бизнес-аналитик;
специалист по бухгалтерскому учету;
специалист по расчету заработной платы;
специалист по кадровому учету;
программисты;
системный администратор;
тестировщик.

В предложении исполнителя должны быть указаны:

программное обеспечение;
лицензии;
этапы;
состав работ;
трудоемкость;
стоимость;
сроки;
команда;
допущения;
ограничения;
порядок оплаты;
сопровождение.

Предложение должно позволять увидеть, за какой результат платит учреждение.

Как организовать поэтапную приемку и оплату

По завершении каждого этапа исполнитель предоставляет:

результат работ;
перечень реализованных требований;
демонстрацию;
протокол тестирования;
документацию;
акт.

Заказчик проверяет результат, принимает этап или направляет мотивированные замечания.

Необходимо установить:

срок проверки;
порядок регистрации замечаний;
срок устранения;
повторное предъявление;
условия оплаты.

Оплата должна быть связана с подтвержденным результатом этапа, если договором не предусмотрена другая модель.

Типичные ошибки при составлении ТЗ на автоматизацию

ТЗ готовится без обследования

Не учитываются реальные процессы, интеграции, ручные операции и доработки.

Копируется чужой пример

Документ содержит процессы другой организации и не отражает особенности конкретного учреждения.

Цель заменяется названием программы

Непонятно, какой результат требуется получить.

Не определены границы

Объем проекта постоянно увеличивается.

Процессы описаны слишком обобщенно

Формулировки «учет материалов» и «расчет зарплаты» не позволяют оценить работы и проверить результат.

Не установлены владельцы данных

Одна и та же информация независимо изменяется в нескольких системах.

Перенос описан неконкретно

Заказчик ожидает всю историю, а исполнитель планирует перенести только остатки.

Не перечислены отчеты и печатные формы

Новые формы появляются после начала проекта и увеличивают объем работ.

Не определены права пользователей

Ограничения настраиваются в последний момент.

Не предусмотрена опытно-промышленная эксплуатация

Ошибки обнаруживаются после промышленного запуска.

Нет требований к документации

Учреждение становится зависимым от прежней команды исполнителя.

Пример структуры технического задания на автоматизацию

Рабочее ТЗ может содержать следующие разделы:

Общие сведения.
Основания для выполнения работ.
Термины и сокращения.
Характеристика учреждения.
Описание текущей системы.
Проблемы и ограничения.
Цели автоматизации.
Задачи автоматизации.
Ожидаемый результат.
Границы проекта.
Организационный объем.
Требования к архитектуре.
Требования к программному обеспечению.
Нормативно-справочная информация.
Требования к бухгалтерскому учету.
Требования к кадровому учету.
Требования к расчету заработной платы.
Требования к специализированным процессам.
Требования к отчетам.
Требования к интеграциям.
Требования к переносу данных.
Требования к ролям и правам.
Информационная безопасность.
Производительность.
Надежность.
Резервное копирование.
Инфраструктура.
Этапы внедрения.
Контроль качества.
Тестирование.
Обучение.
Опытно-промышленная эксплуатация.
Результаты работ.
Документация.
Требования к исполнителю.
Приемка.
Гарантийное сопровождение.
Приложения.

Для небольшого проекта разделы можно объединить. Для крупной автоматизации потребуются дополнительные таблицы, схемы, алгоритмы и контрольные примеры.

Чек-лист готовности ТЗ

Перед утверждением документа проверьте:

сформулирована ли цель;
определен ли ожидаемый результат;
проведено ли обследование;
описано ли текущее состояние;
установлены ли границы;
перечислены ли подразделения;
указано ли количество пользователей;
определены ли владельцы данных;
описаны ли автоматизируемые процессы;
перечислены ли отчеты;
описаны ли интеграции;
определен ли состав переноса;
назначены ли ответственные;
составлена ли матрица ролей;
учтена ли информационная безопасность;
установлены ли требования к скорости;
описано ли резервное копирование;
учтена ли инфраструктура;
разбит ли проект на этапы;
определен ли результат каждого этапа;
подготовлены ли сценарии проверки;
предусмотрена ли опытно-промышленная эксплуатация;
описано ли обучение;
определен ли состав документации;
установлены ли критерии приемки;
разграничены ли ошибки и новые требования;
определены ли условия гарантии и сопровождения.

Если на значительную часть вопросов нет ответа, оценка сроков и стоимости проекта будет приблизительной.

Частые вопросы о разработке ТЗ на автоматизацию

Можно ли самостоятельно составить ТЗ на автоматизацию учреждения

Можно, если у учреждения есть сотрудники с опытом анализа процессов, внедрения информационных систем и подготовки проверяемых требований.

Для крупного проекта целесообразно привлечь профессионального бизнес-аналитика.

Нужно ли составлять ТЗ до выбора программы

Основные цели, процессы и требования лучше определить до окончательного выбора решения.

Иначе учреждение рискует подстроить свои потребности под возможности случайно выбранного продукта.

Можно ли использовать готовый шаблон ТЗ

Шаблон полезен как структура документа и перечень вопросов. Содержание должно формироваться по результатам обследования конкретного учреждения.

Насколько подробным должно быть ТЗ

Документ должен позволять:

оценить проект;
спроектировать решение;
проверить результат.

Для стандартных функций достаточно описать ожидаемое поведение. Для нестандартных расчетов нужны алгоритмы, проверки и контрольные примеры.

Нужно ли указывать конкретную программу

Это зависит от условий проекта и закупки. Но даже при выборе конкретного продукта нельзя ограничиваться только его названием.

Можно ли менять ТЗ после начала внедрения

Можно, но каждое изменение должно быть оценено по влиянию на стоимость, сроки, архитектуру, тестирование и уже выполненные работы.

Нужно ли переносить всю историю

Не всегда. Решение зависит от требований к отчетности, качества старой базы и возможности сохранить архивный доступ.

Кто отвечает за правильность перенесенных данных

Исполнитель отвечает за механизм переноса в согласованном объеме. Заказчик предоставляет исходные данные и подтверждает их достоверность. Сверка выполняется совместно.

Чем техническое задание отличается от договора

Договор регулирует юридические, финансовые и организационные условия. ТЗ описывает систему и результаты работ. Эти документы должны быть согласованы между собой.

Зачем проводить опытно-промышленную эксплуатацию

Она позволяет проверить систему на реальных данных, процессах и нагрузке до окончательного запуска.

Вывод

Техническое задание на автоматизацию государственного учреждения — это не формальный перечень функций и не описание интерфейса выбранной программы.

Качественное ТЗ должно определить:

зачем выполняется автоматизация;
какие процессы входят в проект;
какие подразделения участвуют;
кто будет работать в системе;
какие функции необходимы;
какие данные переносятся;
какие интеграции создаются;
как разграничивается доступ;
какие этапы проходит проект;
что передает исполнитель;
как проверяется результат.

Главная ценность технического задания заключается в снижении неопределенности.

Чем больше важных вопросов решено до начала внедрения, тем точнее стоимость, реалистичнее сроки и меньше вероятность дорогостоящих переделок после запуска.