Введение

С 1 июля 2025 года в Республике Беларусь вступил в силу новый Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Бланки и документы с определенной степенью защиты» (НСБУ № 88), утвержденный постановлением Министерства финансов от 31.12.2024 № 88. Этот нормативный акт кардинально меняет подход к учету бланков строгой отчетности и иных документов, обладающих определённой степенью защиты от подделки.

До указанной даты порядок бухгалтерского учета регулировался Инструкцией № 196, принятой еще в 2008 году. Она действовала более 15 лет, но постепенно устарела и перестала отвечать современным требованиям.

С введением НСБУ № 88 правила унифицируются. Теперь все организации, в том числе бюджетные, должны вести учет таких бланков по единым нормам, предусмотренным новым стандартом.

Особое внимание уделено бюджетным учреждениям. Для них учет бланков и документов с определённой степенью защиты имеет принципиальное значение: речь идёт о трудовых книжках, талонах строгой отчетности, почтовых марках, маркированных конвертах и других бланках, включенных в Государственный реестр.

В данной статье мы рассмотрим:

Материал носит практико-ориентированный характер и будет полезен главным бухгалтерам, специалистам по учету и сотрудникам финансовых отделов бюджетных организаций.

Основные новации НСБУ № 88

Прежде чем переходить к практическим примерам, остановимся на ключевых изменениях, которые принес с собой новый стандарт.

  1. Единый порядок для всех организаций
    Если раньше существовали разные подходы (Инструкция № 196 для БСО, учет по субсчетам денежных документов или самостоятельные схемы), то теперь все организации обязаны применять единые правила, прописанные в НСБУ № 88.

  2. Перевод бланков в состав материальных запасов
    Бланки документов с определенной степенью защиты больше не считаются денежными документами. Они классифицируются как запасы и принимаются к учету на субсчете 067 «Прочие материалы». Это касается и бюджетных организаций.

  3. Испорченные и аннулированные бланки
    Новшеством стало обязательное отражение испорченных (аннулированных) бланков,  на забалансовом счете 04. Причём учет ведётся не только в количестве, но и стоимостном выражении в условной оценке.

  4. Понятие «условная оценка»
    Введено определение условной оценки: стоимость бланков может определяться по учетным ценам, закрепленным в учетной политике (цены приобретения, планово-расчетные, розничные, отпускные, нормативная себестоимость и др.).

  5. Документальное оформление операций
    Обязательными стали реестры использованных и реестры испорченных (аннулированных) бланков, а также акт об уничтожении. Формы этих документов организация разрабатывает самостоятельно, но стандарт содержит перечень обязательных реквизитов.

  6. Отмена Инструкции № 196
    С 1 июля 2025 года прежняя Инструкция о порядке учета БСО утратила силу. Это означает, что бюджетные организации должны были пересмотреть учетную политику и исключить ссылки на старые нормы, разработать и утвердить новые формы первичных учётных документов, используемых для учёта БСО с 01.07.2025.

Общие правила учета бланков документов с определенной степенью защиты

Теперь рассмотрим базовые правила, действующие для всех организаций, включая бюджетные.

  1. Признание в учете

    • Поступившие бланки принимаются к бухгалтерскому учету в составе запасов.

    • Аналитический учет ведется по видам бланков (типам, кодам), сериям, номерам, ответственным лицам и местам хранения.

  2. Выдача и использование

    • Передача бланков ответственным лицам (например, инспектору отдела кадров) отражается как внутреннее перемещение.

    • Списание производится по мере фактического использования, на основании реестра использованных бланков и соответствующего ПУД.

  3. Испорченные и аннулированные бланки

    • Фиксируются в отдельном реестре.

    • Отражаются на забалансовом счете 04 (для бюджетных организаций) в условной оценке.

    • После уничтожения списываются с забалансового учета на основании акта.

  4. Условная оценка

    • Организация обязана закрепить в учетной политике, какие цены используются для условной оценки.

    • Важно, чтобы выбранный вариант был единообразно применим ко всем видам бланков.

  5. Документы

    • Реестр использованных бланков (документов).

    • Реестр испорченных (аннулированных) бланков (документов).

    • Акт об уничтожении.

    • ПУД на списание.

Формы документов разрабатываются организацией самостоятельно и утверждаются учетной политикой организации. Эти правила едины для всех видов бланков, включённых в Госреестр: трудовые книжки, товарно-транспортные накладные, почтовые марки, маркированные конверты и т.д.

4. Учет поступления бланков

Поступление бланков документов с определённой степенью защиты отражается в составе материальных запасов. Для бюджетных организаций используется субсчет 067 «Прочие материалы».

4.1. Общий порядок

  • Основание для оприходования — первичный учетный документ (ТТН, акт приёмки и т.д.).

  • Оценка — по цене приобретения либо по другой учетной цене, закрепленной в учетной политике.

  • Корреспонденция счетов зависит от источника финансирования: бюджетные или внебюджетные средства.

4.2. Пример проводок (за счет бюджета)

Содержание операции Дебет Кредит
Получено финансирование на приобретение бланков 100 140 (230)
Перечислена предоплата поставщику 178 100
Оприходованы бланки документов 067 178

4.3. Пример проводок (за счет внебюджетных средств)

Содержание операции Дебет Кредит
Перечислена предоплата поставщику 178 111
Оприходованы бланки документов 067 178
Отражен предъявленный НДС 175 178
Принят к вычету НДС 173 175

5. Выдача бланков ответственным лицам

Выдача бланков (например, инспектору по кадрам или работнику, отвечающему за отправку корреспонденции) не считается использованием. Это внутреннее перемещение, которое фиксируется проводкой:

Содержание операции Дебет Кредит
Выданы бланки ответственному лицу 067 067

Документальное оформление — накладная (требование) либо иной первичный документ, утверждённый организацией.

6. Списание использованных бланков

Использованные бланки отражаются на основании реестра использованных бланков. Реестр должен содержать сведения о наименовании документа, серии, номере, дате использования и подписи ответственных лиц.

На основании реестра составляется ПУД, которым оформляется списание.

Пример проводок

Содержание операции Дебет Кредит
Списана стоимость использованных бланков за счет бюджета 200 067-2
Списана стоимость использованных бланков за счет внебюджетных средств 211 (411 и др.) 067-2

Таким образом, списание осуществляется не при передаче ответственному лицу, а при фактическом использовании.

7. Учет испорченных и аннулированных бланков

Если бланк испорчен (например, при заполнении) или признан аннулированным, организация обязана:

  1. Зарегистрировать его в реестре испорченных (аннулированных) бланков.

  2. Прекратить признание в составе запасов.

  3. Учесть на забалансовом счете в условной оценке.

Пример условной оценки

Организация закрепила в учетной политике: 1 испорченный бланк = 1 копейка.

Пример проводок

Содержание операции Дебет Кредит
Списан испорченный бланк с баланса 140 (230) / 170 067
Отражен испорченный бланк на забалансовом счете 04 –

После уничтожения бланка на основании акта производится обратная запись:

Содержание операции Дебет Кредит
Списан уничтоженный бланк с забалансового учета – 04

8. Особенности учета трудовых книжек и вкладышей

Трудовые книжки и вкладыши к ним включены в Госреестр бланков документов с определенной степенью защиты. С 01.07.2025 они учитываются как запасы.

8.1. Переходные операции

На 01.07.2025 остатки переводятся:

  • с субсчета 210 «Расходы к распределению» → 067;

  • с субсчета 132 «Денежные документы» → 067;

  • с забалансового счёта 04 → 067 и кредит соответствующего финансирования (140, 230 или 237).

8.2. Выдача трудовых книжек

Выдача кадровику отражается:

Операция Дебет Кредит
Выданы бланки трудовых книжек в подотчет 160 067

8.3. Использование

При оформлении трудовой книжки работнику списание отражается:

Операция Дебет Кредит
Выданы бланки трудовых книжек в подотчет отделу кадров для оформления 160 067
Списана с подотчета стоимость оформленных бланков трудовых книжек 120 160
Сданы денежные средства из кассы на текущий (бюджетный) счет (балансовый счет 3642) 103 120
Отражена задолженность перед бюджетом 140 (230) 173
Перечислена плата за бланки трудовых книжек в бюджет 173 103

При этом работник оплачивает стоимость трудовой книжки, а организация перечисляет средства в бюджет.

8.4. Испорченные бланки трудовых книжек

  • Списываются с 067 на 140 (230) либо 170, если есть виновное лицо.

  • Отражаются за балансом (04) в условной оценке.

  • После уничтожения — списываются с 04.

9. Особенности учета почтовых марок и конвертов

9.1. Почтовые марки и маркированные конверты

С 01.07.2025 включены в Госреестр и учитываются как запасы (067).

  • Остатки на 01.07.2025 переводятся с 132 «Денежные документы» → 067.

  • Выдача ответственным исполнителям — внутреннее перемещение (067 → 067).

  • Использование — списание на расходы (200 или 211).

  • Обязательно ведение реестров использованных марок и конвертов.

9.2. Немаркированные конверты

Не включены в Госреестр. Учитываются как канцтовары на субсчете 063.

  • Приобретение — по общим правилам учета материалов.

  • Списание — по мере выдачи или использования (200 или 211).

10. Корреспонденция счетов: переходные записи и текущие операции

Чтобы облегчить работу бухгалтера, приведём основные типовые проводки, которые встречаются в бюджетных организациях при работе с бланками документов с определённой степенью защиты.

10.1. Переход на новые правила (01.07.2025)

Операция Дебет Кредит
Перевод остатков бланков трудовых книжек с 210 «Расходы к распределению» 067 210
Перевод остатков бланков с 132 «Денежные документы» 067 132
Перевод бланков, числившихся только на забалансовом счёте 04 067 140 (230) / 237 (410)

10.2. Приобретение за счёт бюджетных средств

Операция Дебет Кредит
Получено финансирование 100 140 (230)
Перечислена предоплата поставщику 178 100
Оприходованы бланки 067 178

10.3. Выдача ответственному лицу

Операция Дебет Кредит
Выданы бланки ответственному исполнителю 067 067

10.4. Списание при использовании

Операция Дебет Кредит
Списаны использованные бланки (бюджетная смета) 200 067
Списаны использованные бланки (внебюджетная смета) 211 (411 и др.) 067

10.5. Испорченные и аннулированные бланки

Операция Дебет Кредит
Списан испорченный бланк с баланса 140 (230) / 170 067
Отражён испорченный бланк на забалансовом счёте 04 –
Списан уничтоженный бланк с забаланса – 04

11. Рекомендации по формированию учетной политики

С учётом вступления в силу НСБУ № 88 каждой бюджетной организации необходимо внести изменения в учетную политику. В частности, закрепить:

  1. Метод оценки бланков документов при поступлении (по цене приобретения либо по другому стоимостному показателю).

  2. Вариант условной оценки для испорченных (аннулированных) бланков, подлежащих уничтожению (например, 1 бланк = 1 копейка).

  3. Формы первичных документов:

    • акт на списание использованных бланков;

    • акт на списание испорченных бланков;

    • акт об уничтожении;

    • ПУД на списание.

  4. Периодичность ведения реестров (например, ежемесячно).

  5. Ответственных лиц за ведение реестров и сохранность бланков.

  6. Порядок внутреннего перемещения бланков между подразделениями.

12. Реализация учета в программе «МигСофт: Бухгалтерия государственного учреждения 8»

Программа «МигСофт: Бухгалтерия государственного учреждения 8» полностью адаптирована под новые требования НСБУ № 88.

Функционал позволяет:

  • вести аналитический учет по видам бланков (трудовые книжки, почтовые марки, ТТН и др.), сериям, номерам и ответственным лицам;

  • формировать реестры использованных и испорченных бланков автоматически на основании введённых операций;

  • отражать бланки в условной оценке на забалансовом счёте 04 с возможностью выбора метода оценки в настройках;

  • создавать и печатать первичные документы (акты списания, акты уничтожения) по унифицированным или индивидуально разработанным формам;

  • получать отчёты по движению бланков, в том числе:

    • остатки по складам и ответственным лицам;

    • обороты по субсчетам 067 и 04;

    • списание использованных и уничтоженных бланков.

Таким образом, пользователи «МигСофт: БГУ 8» могут быть уверены, что учет бланков с определенной степенью защиты организован в полном соответствии с действующими нормативными актами.

Заключение

С 1 июля 2025 года в Республике Беларусь вступил в силу новый порядок учёта бланков и документов с определенной степенью защиты. Бюджетные организации обязаны:

  • учитывать такие бланки на счёте 067 «Прочие материалы»;

  • списывать по мере фактического использования;

  • вести реестры использованных и испорченных бланков;

  • учитывать испорченные (аннулированные) бланки в условной оценке на забалансовом счёте 04;

  • закрепить все нюансы в учетной политике.

Программа «МигСофт: Бухгалтерия государственного учреждения 8» обеспечивает автоматизацию всего цикла операций — от поступления до уничтожения, включая формирование реестров и актов. Это позволяет бухгалтерам минимизировать риск ошибок и обеспечить соответствие требованиям законодательства.

Чек-лист бухгалтера бюджетной организации с 01.07.2025

✅ Проверить, включены ли используемые бланки в Госреестр.
✅ Перевести остатки на счёт 067 «Прочие материалы».
✅ Исключить из учетной политики ссылки на Инструкцию № 196.
✅ Закрепить метод условной оценки для испорченных бланков.
✅ Утвердить формы ПУД, актов и реестров.
✅ Назначить ответственных лиц за ведение реестров.
✅ Обеспечить отражение испорченных бланков на забалансовом счёте 04.