автоматизация оптовой торговли

Кейс. Автоматизация оптово-розничной компании

Ситуация со слов руководителя оптово-розничной компании, занимающейся поставкой электроосветительных приборов: «Компания растет. Отслеживать эффективность работы становиться сложнее. Плюс еще 2 филиала и розничный магазин. Контролировать сотрудников оперативно не можем. Все бегают по офису и что-то друг у друга выясняют, звонят друг другу с важным видом, записывают в блокнотик, ну, чаек там попивают, в перерывах. Короче говоря, создают видимость активной деятельности, а по факту прибыль не увеличивается».

В результате, что сделали:

  • Разработали план автоматизации, оговорили сроки и бюджет. (7 дней).
  • Подготовили необходимую инфраструктуру. Закупили сервер, организовали доступ всех филиалов к головному, с помощью сети Интернет (10 дней).
  • На базе имеющейся программы 1С Предприятие 7.7. и типовой конфигурации автоматизировали бухгалтерский и налоговый учет. Переработали конфигурацию под потребности заказчика. (3 месяца)
  • На базе программного продукта Агент Плюс. Мобильная торговля (платформа для автоматизации торговых представителей) и планшетов автоматизировали оптовых представителей, что позволило оперативно передавать заявки в конфигурацию 1С, формировать счета. Отслеживать в рабочее время перемещение торговых представителей. Высвободить 1 бухгалтера с выписки накладных. Повысить эффективность торговых представителей. Более эффективно управлять складскими запасами. Улучшить логистику. Увеличить товарооборот в 2,5 раза! И в итоге вытеснить с рынка своего основного конкурента. (1 месяц).
<>

Что еще предстоит сделать:

Автоматизировать управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), управленческий учет, бизнес-планирование, розничную сеть на платформе 1С:Предприятие 8. Затем перевести участки автоматизированные в 1С:Предприятие 7.7 на новую платформу 1С:Предприятие 8. И на последнем этапе автоматизировать оставшийся документооборот.

Вы можете задать вполне резонный вопрос: «А почему сразу все на 1С:Предприятие 8 не автоматизировали?». Отвечу. Потому что нужно было в первую очередь и в кратчайшие сроки автоматизировать те участки, которые непосредственно позволяют увеличить доход компании, снизить издержки и избавить от хаоса.

Если бы мы сразу автоматизировали на платформе 1С:Предприятие 8, то сроки внедрения крайне важных участков увеличились бы в 2 раза, а затраты клиента на внедрение (в первые 3 месяца) в 4 раза. Данный же подход способствовал равномерно распределить затраты предприятия, выполнить годовой план продаж клиента за полгода.

Конечно, это не совсем руководство к применению. Для каждой организации необходимы индивидуальный подход исходя из бюджета, сроков и других факторов, оценка целей и рисков автоматизации.

Из восьмичасового рабочего дня средний сотрудник компании, где нет корпоративной информационной системы, более 30% времени тратит на выяснение всевозможных вопросов, еще сколько-то на чаепитие и другие вещи. Сколько времени он продуктивно работает, считайте сами. В результате некоторые сотрудники, вместо того, чтобы делать что-то полезное, работают «справочным бюро». Обычная деятельность предприятия – это вообще сплошные вопросы.

  • Есть товар на складе?
  • Деньги поставщику оплатили?
  • Когда будет поставка?
  • Мое поручение выполнено?
  • Деньги от клиента пришли?
  • Заказ оформлен?
  • Что сказал клиент в ответ на коммерческое предложение?
  • Схему нарисовали?
  • По срокам работ укладываемся?

Чем проще и быстрее получение ответов на эти и другие вопросы, тем выше производительность труда в вашей компании, потому что сотрудники не тратят драгоценное время на выяснение простых вопросов. И как следствие, ваш бизнес работает эффективнее, потому что каждый сотрудник сделает больше работы за счет сэкономленного времени.

Это называется прозрачность бизнеса. Предприятие прозрачно, когда в нем нет темных пятен, когда всем все понятно. И на понимание ситуации не нужно каждый понедельник собирать многочасовые совещания, на которых приходится, по сути, верить на слово докладчику, поскольку проверить его слова весьма и весьма затруднительно.

Если у вас есть инструмент, позволяющий вам понимать всю картину самостоятельно и не зависеть от чьих-то слов — значит, ваш бизнес прозрачен. Именно туман в ситуации в компании доводит, зачастую, руководителей до истерики, когда «вот сейчас» нужно выяснить какой-то вопрос, но либо сотрудник, отвечающий за этот вопрос в отпуске, либо уволился, либо «по данным отдела продаж столько-то, но по данным бухгалтерии совсем по-другому».

Для того чтобы предприятие было понятным и прозрачным, оно должно быть автоматизированным, должна быть создана корпоративная информационная система, в которой информация принадлежит компании, а не сотрудникам.

Никто не спорит, что можно организовать учет и на бумаге. Только что вы будете с этой бумагой делать, когда у вас ее вагон будет? Как искать нужную информацию?

Система управления предприятием — это не только инструмент для управления бизнесом, но и средство для принятия решений, для хранения корпоративной документации и истории бизнес-процессов, а также средство для поиска ответов на все бизнес-вопросы. А вопросов таких не мало.

Поделиться