В бухгалтерском учете бюджетных организаций все виды топлива, горючего и смазочных материалов, находящихся на складах или в кладовых на субсчете 064 "Топливо, горючее и смазочные материалы" (ч. 14 раздела "Счет 06" Методических указаний N 59).
Аналитический учет по данному субсчету ведется в разрезе материально ответственных лиц, видов ГСМ и мест хранения (ч. 19 раздела "Счет 06" Методических указаний N 59).
Приобретение топлива в бюджетных организациях осуществляется на АЗС в основном с использованием электронных карт. Оплата топлива при этом может осуществляться в виде предоплаты в порядке плановых платежей. Размеры плановых платежей и сроки перечисления устанавливаются сторонами в договоре в зависимости от объема планируемой закупки в соответствии с годовыми сметами и их периодичностью (п. 26 - 28 Инструкции N 66).
Поставщик ежемесячно представляет отчет (справку-расшифровку или другой ПУД, установленный поставщиком) о приобретенных ГСМ с детализацией по каждой карте. В нем указываются вид, количество и стоимость отпущенного в течение месяца топлива, а также остаток денежных средств.
Учет расходов по приобретению ГСМ в бюджетной организации учитываются по подстатье 1 10 05 00 «Оплата транспортных услуг» (п. 44.5 Инструкция о порядке применения бюджетной классификации).
Выдача топлива происходит в пределах установленного лимита по предъявлению своего экземпляра заборной карты. Отпуск материалов сверх установленного лимита производится по накладной (требованию) ф.434 (раздел "Счет 06" Методических указаний N 59).
В тех случаях, когда выдача топлива со склада по накладной (требованию) или заборной карте является невозможной, списание расхода топлива производится по акту обмера остатков. В случае недостачи топлива по акту обмера в сравнении с установленными нормами расходования руководитель учреждения принимает меры к выявлению причин перерасхода и в надлежащих случаях - меры взыскания (раздел "Счет 06" Методических указаний N 59).
Важно! Топливо списывается по фактическому расходу, но не выше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей. Для списания в расход топлива используется путевой лист, в котором указываются показания спидометра при выезде из гаража и возврате в гараж в конце рабочего дня (раздел "Счет 06" Методических указаний N 59).
Корреспонденция счетов по учету расходов на топливо в бюджетных организациях
Приобретение топлива за счет средств бюджета отражается записями:
| Операция | Дебет | Кредит |
| Перечислена со счёта казначейства предоплата за топливо | 178, 179 | 100 |
| Получено финансирование из бюджета на оплату топлива | 100 | 140,230 |
| Отражено получение топлива от поставщика согласно ПУД бюджету | 064 | 178, 179 |
Операции по приобретению топлива за счет внебюджетных средств отражаются следующими записями:
| Операция | Дебет | Кредит |
| Перечислена предоплата за топливо с внебюджетного расчётного счёта | 178, 179 | 111 |
| Отражено получение топлива от поставщика согласно ПУД по внебюджету | 064 | 178, 179 |
| Отражен предъявленный НДС | 175 | 178, 179 |
| Принят к учёту НДС | 173 | 175 |
Списанию топлива согласно установленным нормам расхода в бухгалтерском учете бюджетных организаций соответствуют записи:
| Операция | Дебет | Кредит |
| Списана на расход по бюджету стоимость топлива | 200,202 | 064 |
| Списана на затраты по внебюджетной деятельности стоимость топлива | 211,080 и др. | 064 |