Далеко не все задумываются о подходящем моменте для перехода на новую программу 1С или на ее новую версию. В большинстве случаев это происходит не подготовлено, что влечет к возникновению различного рода проблем.
Факторы, которые вам нужно учесть, при выборе момента перехода:
1) Любой учет удобно начинать вести в программе с начала года
Если вы планируете в новой версии 1С вести регламентированный учет (бухгалтерский, налоговый, кадровый, персонифицированный и т.п.), то удобнее всего переходить с начала года. Это вовсе не означает, что в середине года перейти невозможно. Конечно, возможно. Но в этом случае планируйте, чтобы переход осуществлялся в начале квартала. Переходу предшествуют подготовительные работы, на которые тоже нужно выделить время.
2) Загруженность собственных специалистов текущей работой
От ваших специалистов потребуются дополнительные усилия для подготовки и запуска новой программы. Желательно выбирать время, когда они заняты меньше – сезонные спады, интервалы между расчетами зарплаты (для программ по заработной плате).
3) Актуальность данных в старой системе
Часто бывает, что в старой программе остатки по товарно-материальным ценностям не соответствуют действительности и бухгалтера не хотят переносить этот бардак в новую программу. В этом случае момент перехода может быть привязан к инвентаризации
4) Доступность специалистов организации-подрядчика
Если Вы планируете привлекать к переходу на новую программу 1С или ее новую версию специалистов организации подрядчика, то следует позаботиться об этом заранее. Большинство переходов происходит с начала календарного года. У подрядчиков в это время аврал и все специалисты расписаны на месяцы вперед.
5) Поставьте цели и задачи
Всё должно плясать именно от задач и целей Вашего предприятия. Важно не откладывать все на последний момент, а приступить к процессу автоматизации немедленно. Подобрать программный продукт и решить какими силами Вы будете внедрять его у себя: собственными или с привлечением организации-подрядчика.
Какие работы могут потребоваться при переходе?
- Аудит текущей программы и бизнес-процессов вашей организации. Оно должно показать достаточно ли типового функционала новой программы, или нужны ее доработки. В также для тщательного планирования задач и расстановки приоритетов.
- Доработка новой программы 1С. Кроме доработок функционала новой программы еще разрабатывается механизм переноса данных из старой программы в новую.
- Тестирование доработок на контрольных примерах. При этом сами контрольные примеры должен готовить заказчик по шаблонам, предоставленным Исполнителем.
- Обучение пользователей новой программе 1С.
- Подготовка к запуску. Перенос данных из старой программы в новую, установка новой программы на Ваших компьютерах и серверах, а также ее первичная настройка.
- Параллельная тестовая эксплуатация старой и новой системы. Этим этапом часто пренебрегают, но именно он гарантирует бесперебойную работу предприятия и позволяет проверить новую программу в «боевых» условиях.
Ну и напоследок, позвольте дать Вам один совет – летом в компаниях, занимающихся внедрением программ 1С сезонный спад загрузки и можно на это время получить скидку на работы по переходу на новую версию 1С.