как автоматизировать предприятие

Как правильно автоматизировать свое предприятие. Инструкция для руководителей компаний

Если вы читаете эту статью, то наверняка уже задумались об автоматизации своей организации и слышали о преимуществах автоматизированного учета. Увеличить прибыль, снизить затраты, наладить работу с потенциальными и существующими клиентами, повысить эффективность всех бизнес-процессов – это всё преимущества автоматизации компании. Многие компании хотят автоматизировать свой бизнес как можно скорее. Вот только не всегда удается сделать это правильно.

В ходе внедрения и сопровождения самых разных проектов — от простейшей автоматизации бухгалтерского учета до сложных комплексных проектов, мы выработали последовательность действий и свод правил, которыми необходимо руководствоваться при автоматизации. Соблюдая эти правила, вы сможете автоматизировать учет с минимальными денежными и временными затратами, получая решения, которые работают без проблем годами, обеспечивая прозрачность и достоверность учета.

И так переходим к описанию этих шагов и правил.

Убеждаемся, что руководство компании поддерживает автоматизацию

Удивительно, но часто отсутствие поддержки со стороны лиц, принимающих решения в компании, становится самым главным препятствием автоматизации. Были примеры, когда автоматизация предприятия была инициирована главным бухгалтером и не имея должной поддержки руководства не была доведена до конца. Так как главный бухгалтер не мог повлиять на внедрение программы в других отделах. И все закончилось частичной автоматизацией бухгалтерского учета.

Определяемся с целями автоматизации

Не стоит приступать к автоматизации с абстрактными целями – «чтобы было как у всех или этот продукт новее, нужно, чтобы он был у нас». У каждого предприятия должны быть поставлены свои четкие цели.

Определитесь со списком целей заранее. Это в дальнейшем поможет верно выбрать программный продукт. А после внедрения проекта определить, какие цели были достигнуты.

При выборе целей необходимо руководствоваться принципом, по которому можно будет в дальнейшем оценить успешность внедрения: «Автоматизация должна себя окупать». Как именно?

  1. Увеличивать прибыль компании, либо денежный поток.
  2. Например, увеличить количество продаж, за счет сбора информации о клиентах. Уменьшить дебиторскую задолженность за счет упрощения работы бухгалтеров, отвечающих за взыскание дебиторки.

  3. Снижать издержки.

Например, минимизировать складские остатки за счет эффективного управления товарооборотом. Сэкономить ресурсы пользователей, за счет решения большего количества задач в тот же период времени. Минимизировать риски налоговых взысканий, за счет снижения ошибок в расчетах и своевременной сдачи бухгалтерской отчетности.

Автоматизация не должна делаться ради технологий. Отсутствие четко описанных целей и не понимания выгоды, может привести к саботажу проекта вашими сотрудниками.

В связи с этим, перед внедрением программных решений необходимо поговорить с сотрудниками о конкретных выгодах, которые появятся у них. И запланируйте автоматизацию так, чтобы лично у каждого упростилась работа либо появились выгоды.

Как пример можно привести звонок клиента, который говорил, что хочет купить «1С:Предприятие 8», так как слышал, что оно современней имеющейся у него конфигурации «1С: Предприятие 7.7», в которой у них все работает и она обеспечивает все потребности компании. Изучив текущий уровень автоматизации клиента, мы совместно с клиентом пришли к выводу, что это не целесообразно, так как все налажено и внедрение нового программного обеспечения себя не окупит и вызовет негатив у сотрудников. У вас может быть ситуация иная и прежде чем принимать решение, нужно все хорошо проанализировать и взвесить.

Назначьте ответственного в компании за процесс автоматизации либо сформируйте рабочую группу, если автоматизация комплексная

Ответственный либо рабочая группа будут отвечать за сроки выполнения задач, координировать работу сотрудников компании в рамках проекта, а также общаться с представителями компании подрядчика. Важно, чтобы у ответственного либо у рабочей группы были полномочия в рамках проекта автоматизации требовать от сотрудников компании соблюдения сроков внедрения.

Опишите бизнес-процессы компании

Перед началом автоматизации проведите внутренний аудит бизнес-процессов, которые необходимо автоматизировать. И опишите их: кто является владельцем процесса, как происходит взаимодействие между подразделениями, участвующими в бизнес-процессе.

Если у вас микро- или малый бизнес, то бизнес-процессы можно попробовать описать самостоятельно. Средним и крупным организациям стоит прилечь сторонних бизнес-аналитиков. Не стоит этим пренебрегать и экономить на этом.

Можно очень много примеров приводить из практики, когда специалист по внедрению брался за автоматизацию неописанных бизнес-процессов и не мог их автоматизировать. Описание бизнес-процессов может взять на себя и организация подрядчик, которую вы выберете для автоматизации.

Выберите организацию подрядчика

При выборе организации подрядчика, следует ориентироваться на его опыт в автоматизации ваших и смежных задач, а также наличия у него готовых решений в этой области. Посмотрите на подходы подрядчика к решению задач, аналогичных вашим.

Если вам требуется автоматизировать нетиповую задачу, то лучше обратиться к подрядчику, который имеет в портфолио сложные решения, а не предлагающего только коробочное программное обеспечение.

Также работайте с подрядчиками, которые продают несколько продуктов и автоматизируют различные отрасли и задачи. Их сотрудники знают большое количество продуктов, их сильные и слабые стороны. Соответственно они могут посоветовать лучшие решения, исходя из опыта работы и особенностей учета заказчика.

Определитесь, с программным обеспечением, которое будете внедрять на своем предприятии

Вы уже определились с целями автоматизации и теперь нужно определиться с программными продуктами, которые вы будете внедрять. Приведем классификацию таких продуктов.

Продукты классифицируются по задачам автоматизации. И предназначены для автоматизации:

  1. Бухгалтерского учета.
  2. Управления зарплатой, персоналом и кадровый учёт (HRM-системы).
  3. Комплексного управления ресурсами предприятия (ERP-системы).
  4. Управления взаимоотношениями с клиентами (CRM-системы).
  5. Финансового учета (FRP-системы).
  6. Документооборота и бизнес-процессов.

Наше мнение, что начать автоматизацию лучше с управления взаимоотношениями с клиентами и бухгалтерского учета. Для малого и среднего бизнеса работа с клиентами – самый важный бизнес-процесс, который приносит деньги. Заработанные деньги в дальнейшем можно направить на автоматизацию других процессов компании. А автоматизация бухгалтерского учета позволяет снизить налоговые риски, что также важно для любой организации.

Выберите методику внедрения и определите начало и сроки внедрения

Если проект простой и типовой, например, автоматизация бухгалтерского учета, то лучше выполнять его по технологии быстрого внедрения, что позволит с минимальными затратами и в минимальные сроки получить готовую к использованию типовую систему.

Если проект сложный, не типовой, то для его внедрения могут применяться две технологии:

  1. Классическая каскадная модель внедрения и разработки (когда описанию подлежат все требования к системе еще до начала ее создания). Перед началом реализации проекта по данной технологии составляется техническое задание. В простом виде техническое задание будет состоять из описания проектируемой системы и конкретных задач внедрения. Далее документ нужно передать разработчикам, которые определят стоимость и сроки. Минусы данной технологии, это большие сроки внедрения и отсутствия гибкости. Плюсы – можно определить примерную стоимость разработки и внедрения системы в целом.
  2. Разработка и внедрение программ по технологии Agile (Scrum). Технология представляет собой итерационный процесс сбора и реализации требований заказчика к системе автоматизации. Особенность технологии — в том, что мы видим задачу в целом с минимальной детализацией и документирования требований до их реализации. Далее делим задачу на маленькие итерации с короткими сроками разработки и внедрения. Плюсы такого внедрения в сокращении сроков автоматизации и гибкости процесса внедрения. В отличие от классической каскадной модели внедрения и разработки, подход Agile позволяет заказчику:
  • Планировать реализацию задач на короткий срок. Управлять процессом внедрения, ставя задачи для внедрения самых приоритетных бизнес-процессов.
  • Формулировать задачи поэтапно, корректировать свои требования по ходу разработки и внедрения продукта.
  • Оценивать качество и соответствие своим ожиданиям реализованного функционала, не дожидаясь окончания реализации всего проекта.

Узнать об определении момента начала внедрении вы можете в статье «Как выбрать оптимальный момент для осуществления перехода на новые программы 1С».

Приступайте к самому внедрению

Внедряя программное обеспечение, необходимо руководствоваться следующими правилами:

  1. Автоматизированный учет должен быть простым и прозрачным, должен вызывать доверие.
  2. Часто пользователи не доверяют автоматизированному учету. Они сначала ведут свой, бумажный учет либо учет в Excel, а затем вносят данные в программу. В результате, они делают двойную работу, у них не хватает времени на проверку отчетов, они допускают арифметические ошибки, а потом тратят время на их исправление, добиваясь соответствия их учету с автоматизированным.

    Как следствие, не успевают, жалуются на жизнь и программу. А в программе, по факту, отражаются недостоверные данные, не позволяющие использовать их в сводных отчетах, в управленческом и налоговом учете.

    Недоверие учету, могут вызывать следующие причины:

    • пользователь не прошел обучение по работе с программой и(или) не знает методологии ведения учета;
    • пользователь консервативен, не доверяет новому, предпочитает свои старые, проверенные методы, сознательно саботируя автоматизацию;
    • пользователю неудобно пользоваться программой, из-за сложного интерфейса или процесс автоматизирован методологически неверно;
    • система явно некорректно работает, есть ошибки в работе программы.

    Для обеспечения доверия учету необходимо устранить вышеизложенные причины. Обучить пользователей, сделать работу в системе простой и понятной, написать инструкции и, при необходимости уволить тех, кто сознательно саботирует автоматизацию.

  3. Компьютер должен работать, человек — думать.
  4. Девизом IBM является фраза «Компьютер должен работать, человек — думать». В нашем случае можно сказать: «Человек должен ввести данные, сформировать отчеты и провести анализ. Компьютер должен все посчитать».

    Часто автоматизация учета приводит к тому, что человек перестает думать, полностью полагаясь на программу. Хотя законодательство может меняется, и то что в программе было запрограммировано вчера сегодня может не соответствовать законодательству и методологии учета. Плюс бывают исключения и частные случаи, которые иногда целесообразно оставить на усмотрение пользователя, давая возможность выбрать, как правильно отразить в учете такие операции. Если вы слышите, в оправдание от пользователя, что это программа неправильно посчитала либо, так до меня вводили и я ввожу, стоит задуматься о компетентности данного сотрудника.

  5. При внедрении типового проекта необходимо сохранять типовой функционал.
  6. При внедрении систем, необходимо максимально придерживаться типовой функциональности, для того чтобы в будущем минимизировать затраты на поддежку. Если для какого-либо участка целесообразно внедрить нетиповую задачу, то необходимо разработать ее, не затронув основные модули программы. Для подобных случаев используется термин «неразрушающее конфигурирование».

    Максимальное использование типового функционала позволяет производить обновления программы даже собственными силами, а соответственно, экономит ваше время и деньги.

    Конечно, не следует забывать при этом о разумном компромиссе между концепцией неразрушающего конфигурирования и удобством эксплуатации.

  7. Автоматизация должна быть методологически корректной.

Не учитывая правильную методику ведения автоматизированного учета, можно получить большое количество ошибок в дальнейшем, что приведет к дополнительным затратам.

Такие ошибки происходят по двум причинам: от некомпетентности сотрудников и от недостатка знаний специалиста подрядчика.

Рассмотрим первую причину. Недопустимо позволить вашим сотрудникам продавить неверную методологию автоматизации учета.

В частности, если взять хорошего программиста от подрядчика и вашего хорошего бухгалтера, и при этом никто из них не понимает методологию внедряемой системы, то вместе они сделают из проекта неудобный в эксплуатации, трудно обновляемый и дающий ненадежные результаты продукт.

Если слепой поведет слепого, оба свалятся в яму (английская пословица).

Приведем пример. Иногда проще показать, как не надо делать, чем читать лекции о том, как надо!

Одна компания вела учет в системе «1С:Предприятие 7.7», используя полностью написанную под них бухгалтерскую конфигурацию. В которой бухгалтера вели учет производства, оптовой и розничной торговли. У бухгалтеров сложилась определенная схема работы, к которой они привыкли. Управленческий учет не велся. Однажды руководством предприятия было принято решение о переводе учета на «1С: Бухгалтерия предприятия 8» с целью автоматизации управленческого учета.

Организация привлекла для внедрения подрядчика. Был осуществлен перенос остатков. А затем начались сложности с внедрением. Так, главный бухгалтер, не хотел работать по-новому, а программист не мог отстоять свою точку зрения. И главный бухгалтер начал требовать от программиста точного повторения функционала «1С:Предприятие 7.7», и привычных отчетов.

При этом, программист абсолютно правильно и точно решал именно те задачи, которые ставил главный бухгалтер.

Была неправильно настроена учетная политика. Затем было разработано несколько новых видов документов и исправлены существующие документы. Был существенно изменен план счетов с отклонением от типового. В итоге программисту пришлось переписать большую половину конфигурации из-за чего сроки и стоимость внедрения увеличились в разы.

Были нарушены 2 важных правила: не сохранен типовой функционал и внедрение системы произошло с нарушением методологии.

В итоге обновление программы занимало много времени, а большинство автоматизированных механизмов и преимуществ, предоставляемых 1С:Предприятие 8 не использовалось.

А через год случилось так, что контролирующие органы пришли с проверкой и выявили множество нарушений, в первую очередь связанных с теми участками, по которым осуществлялись, те самые доработки.

Соответственно, необходимо было приводить учет в соответствие с законодательством. Но это полностью не было сделано, так как у заказчика не было денег на оплату необходимых работ, в связи с высокими штрафными санкциями.

Еще через год в связи с деноминацией, снова пришлось переписывать конфигурацию. Причем времени было потрачено больше, чем на в типовую конфигурацию.

Каждое последующее обновление выливается для специалиста в 8 часовую головную боль, а для предприятия — в дополнительные издержки, которых можно было избежать, на этапе внедрения.

Как итог, проект — завален, так как нарушен принцип окупаемости.

Встречаются случаи, когда специалист по внедрению имеет недостаточную подготовку, и самостоятельно принимает методически неправильные решения. В итоге опять проблемы.

Вывод. Правильный подход ко внедрению системы автоматизации учета предполагает наличие специалиста с методической подготовкой, знающего порядок ведения учета во всех типовых участках, и способного к тому, чтобы проанализировать не типовые потребности клиента и инициировать изменения, следуя вышеперечисленным правилам. Специалист должен обладать достаточным авторитетом и коммуникативными навыками, чтобы продавить сотрудникам заказчика правильную методику ведения автоматизированного учета.

Надеемся, что данная статья будет для вас полезной и позволит избежать ошибок при автоматизации вашего предприятия в будущем. И не стесняйтесь, обращайтесь к нашим специалистам за консультацией.

Поделиться